Специалист по закупкам, должностные обязанности

Обязанности и функции

Должностные обязанности менеджера по закупкам, а также функции, которые выполняет этот специалист, весьма разнообразны, хоть и сводятся в итоге к одному – проведению закупок.

Рассмотрим подробнее, чем именно занимается профессионал такого типа:

как уже ранее было сказано, основной обязанностью является обеспечение предприятия всем необходимым для функционирования;
каждый сотрудник, занимающийся закупками, должен знать, как поддержать хорошие деловые отношения с уже имеющимися поставщиками, как найти новые выгодные предложения;

составление заявок в текущем времени, которые обозначат будущие заказы – одна из основных задач;

процессы поставок должны находиться под тщательным контролем, особенно если речь идет о сотрудничестве с новыми поставщиками, поэтому в функциональные обязанности менеджера также входит отслеживание поставок;
помимо этого, специалист должен заниматься постоянным мониторингом рынка предложений, находясь в поисках новых поставщиков, а также отслеживая изменение в ассортименте старых;
в соответствии с уровнем продаж, которые могут увеличиваться или снижаться, необходимо также производить коррекцию количества закупаемого материала, чтобы не возникло ситуации с его нехваткой или избытком;

очень важно отслеживать новые предложения постоянных поставщиков, поскольку в таких случаях можно договориться о более выгодных условиях сделки;
в случае закупки какого-либо категорийного сырья, например, на производство продуктов питания или в ресторан, необходимо убедиться в качестве товаров, а также в сроках его годности;

и, конечно же, необходимо вовремя решать финансовые вопросы, чтобы избежать долгов перед поставщиками.

Требования к закупщику

Какие требования предъявляют работодатели к менеджерам по снабжению? Единый перечень сформулировать невозможно, потому что в разных организациях представления о том, что должен знать и уметь закупщик очень отличаются.

Все требования можно разделить на 2 группы: базовые и специальные.

1. Базовые — это те, которые необходимы большинству работодателей.
2. Специальные — те, которые важны только некоторым.

#1. Базовые требования к менеджерам по закупкам:

• высшее образование по экономической специальности;
• коммуникабельность, умение вести переговоры, знание норм делового этикета;
• аналитический склад ума;
• хорошая память;
• уверенный пользователь ПК — Word, Excel, 1C;
• знание делопроизводства, умение работать с документами, готовить заявки и проекты контрактов;
• знания в области ценообразования и себестоимости;
• многозадачность;
• внимательность и аккуратность;
• целеустремленность, стремление работать на результат;
• опыт в сфере закупок (как преимущество).

#2. Специальные требования:

• знание определённой категории продукции — продуктов питания, строительных материалов, бытовой техники и т. д.;
• профильное образование — медицинское, строительное, химическое и т. д. — для специализированных закупок;
• английский язык от Intermediate и выше;
• готовность к командировкам.

Полный список самых важных требований всегда публикуется вместе с вакансией и обсуждается на собеседовании.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Начнем с того, что менеджер по закупкам обязан иметь как минимум среднее специальное, как максимум вузовское образование в сфере экономики, финансов или управления предприятием. При устройстве на работу большим плюсом как обычно является опыт работы на аналогичной должности. В зависимости от рынка, на котором работает компания или целевой аудитории, на которую она ориентирована, может потребоваться знание английского или иного иностранного языка. Поскольку работа во многом связана с общением, ведением переговоров и постоянными попытками «выторговать» скидку или «выбороть» выгодные условия, кандидат должен обладать хорошо развитыми навыками общения, влияния, убеждения и работы с возражениями. Навыки работы с компьютером – это must have.

Образец должностной инструкции менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам это крайне ответственная должность, ведь от качества работы данного звена зависит прибыль предприятия. Каждый сотрудник должен иметь понимание о рабочем процессе. Например, в обязанности менеджера по закупкам входит:

• поиск поставщиков с хорошей ценой и качеством товара;
• расчёт и анализ нужного количества товара;
• отслеживание товара;
• оценка спроса и оптимальной цены товара;
• обеспечение склада необходимым количеством продукта;
• изучение новых предложений от поставщиков;
• консультирование продавцов по товарам.

Акт должностной инструкции менеджера по закупкам подразумевает вышеуказанные пункты, а для полноценного рабочего процесса сотрудник должен иметь контакт с другими звеньями организации. Это значит, что работник должен иметь навыки командной работы. Чтобы ознакомиться с информацией, можно скачать образец должностной инструкции менеджера по закупкам.

Функциональные обязанности менеджера

Главная задача менеджера отдела закупок — снабжение организации или торговой точки необходимыми для успешной работы товарами. Из этого следует перечень обязанностей, которые данный специалист исполняет на рабочем месте.

Функциональные обязанности менеджера по закупкам:

• работа по снабжению компании или торговых точек необходимой продукцией;
• составление ассортимента магазина или торговой сети;
• выполнение плановых показателей по обороту товаров внутри торговой сети;
• взаимодействие с поставщиками — поиск, переговоры, определение условий сотрудничества;
• обработка входящих заявок от поставщиков, определение перспектив работы с ними;
• отправление заявок потенциальным партнёрам;
• обеспечение документального сопровождения всех сделок (подготовка проектов контрактов);
• разработка мер по снижению товарного остатка (совместно с маркетологами);
• анализ оборота товаров в торговых точках;
• определение продукции, реализация которой бесперспективна, выведение её из оборота;
• разработка и реализация мер обеспечения постоянного наличия товаров повышенного спроса, недопущение их дефицита;
• предоставление структурным подразделением необходимой информации о продукции;
• подготовка планов закупок.

Иногда в обязанности этого специалиста включают логистику:

• планирование и контроль логистики продукции;
• разработка и обеспечение наиболее оптимального, компактного размещения товаров на складах;
• работа с таможенными документами;
• планирование норм остатков на складах.

Менеджер по закупкам и логистике имеет чуть больше обязанностей, чем обычный закупщик. В его функции входит не только поиск и закупка необходимой продукции, но и обеспечение её безопасной доставки, хранение на складе или размещение в торговой точке. При этом зарплата отличается не существенно. Итоговый список обязанностей сотруднику предоставит работодатель. Они должны быть зафиксированы документально.

Оплата

Не существует фиксированной оплаты работы снабженца. Она определяется масштабом деятельности организации и личным опытом сотрудника. Руководство принимает решение о повышении заработной платы, отталкиваясь от успехов и личных достижений сотрудника, от того, сколько он приносит пользы компании.

Высокооплачиваемые менеджеры умеют блестяще выстраивать нить переговоров, убеждать и твердо проводить политику компании. Они надежны, на них можно рассчитывать.

В целом, зарплата специалиста по закупкам начинается от 25 000 рублей и редко превышает 100 000 рублей. Но чтобы дойти до верхнего предела, необходимо пройти долгий путь в профессии.

Должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Обеспечивает наличие товара по своим товарным группам в оптимальном количестве и ассортименте.

2.2. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп.

2.3. Ведет поиск поставщиков, изучает новые предложения от поставщиков, готовит для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков.

2.4. Проводит переговоры с поставщиками и согласовывает условия поставки с непосредственным руководителем.

2.5. Составляет заказы поставщикам.

2.6. Отслеживает выполнение заказа.

2.7. Контролирует исполнение обязательств перед поставщиками.

2.8. Обеспечивает документальное оформление сделок.

2.9. Отслеживает продажи по каждому товару и, в случае ухудшения продаж, совместно с отделом маркетинга вырабатывает и принимает меры к снижению товарного остатка.

2.10. Определяет виды товара, которые необходимо внести в ассортимент или вывести из ассортимента ввиду бесперспективности.

2.11. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.

2.12. Обеспечивает постоянное наличие товаров повышенного спроса, регулярно производит мониторинг наличия и продаж по товарам повышенного спроса с целью недопущения появления их дефицита.

2.13. Обеспечивает отделы и службы компании всей необходимой информацией о товарах.

2.14. Консультирует продавцов, а при необходимости – покупателей по своей товарной группе.

2.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Положительные и отрицательные стороны профессии

Некоторые фирмы считают менеджера по снабжению исполнительным сотрудником, который четко выполняет поставленные перед ним задачи. В других применяется иной подход – ему предоставляется возможность оказывать влияние на стратегию закупок. Кто-то видит в этом возможность для реализации собственных идей и подходов, дальнейшего карьерного роста, а кто-то – страх ошибиться.

Однако, к основным преимуществам данной профессии относят:

• высокую оплачиваемость, соразмерную возлагаемым обязанностям;
• престижность;
• возможность самостоятельно действовать;
• продвижение по карьерной лестнице;
• разноплановость работы.

Но существуют также нюансы, которые считаются отрицательной стороной профессии. А именно:

• большая степень ответственности;
• существенная зависимость от внешней среды (политической и экономической атмосферы, географии деятельности и так далее);
• высокая конкурентность рынка.

Для того, чтобы стать профессионалом в сфере менеджмента, необходимо обладать исключительными навыками плодотворного взаимодействия с поставщиками и способностями к достижению поставленных целей. Нужно уметь вести переговоры, а также договариваться о предоставлении скидок, рассрочек, возможностей возврата нереализованного товара.

Как правильно составить

Профессия менеджера по закупкам была добавлена в реестр Профессиональных Стандартов РФ от 10 сентября 2015 года (код ПС 08.026). Специалист данной отрасли должен иметь квалификацию с 5 по 8 уровень. Уровень менеджера зависит от совокупности профессиональных навыков и знаний. Для получения высокого уровня квалификации менеджер должен иметь высшее образование по программе бакалавриата или специалитета.

По причине того что менеджер по закупкам составляет отчёты и анализирует продажи, желательно иметь экономическое образование

Для соискателя важно иметь понимание вышеперечисленных вопросов и быть высококвалифицированным специалистом

Шаблонный образец документа

При составлении инструкции рекомендуется использовать образцы шаблонного формата. Такие образцы представляют собой полноценную инструкцию со стандартными требованиями, обязательствами, функциями и пр. Для вас нет никакой необходимости четко копировать такой документ, вы можете его использовать в качестве основы. То есть вы получите возможность изучить структуру документа, а также увидеть, какие именно факторы и нюансы должны быть в нем заключены. Структура документа разбивается на определенные блоки. Каждый блок в своем содержании имеет описание нужных критерий, умений и обязанностей. Предлагаем придерживаться такой структуры:

Указываются данные общего порядка. Раздел называется общее положение, сюда включаются данные, которые касаются требований руководства к кандидатуре. То есть именно в данном разделе полноценно отражаются именно те требования, которые руководитель определяет в качестве основы выбора кандидата на должность. Тут же могут быть указаны такие нюансы как, описание дополнительных навыков, умений, а также профессиональных характеристик. В общее положение также вносятся данные производственно-рабочего характера: нюансы подчинения, особенности замещения и пр.;
Во втором разделе, который чаще всего получает наименование – описание обязательств или функций, следует дать детализированное описание всех тех обязанностей, которые возлагаются на специалиста после подписания договора о сотрудничестве. Приблизительный список обязанностей мы уже описали выше

Используя наши рекомендации, вы без особого труда сможете составить свой собственный список с учетом особенностей вашего предприятия;
Не менее важное значение имеет третий раздел в который вносится информация, касающаяся той ответственности которую берет на себя специалист при трудоустройстве. Следует упомянуть о том, что обязательно формируется материальная ответственность, формируется также ответственность по исполнению установленных норм законодательной базы;
В четвертом разделе рекомендуется указать на то, какими правами руководство наделяет специалиста

Мы уже указывали, что в некоторых компаниях специалисты по снабжению имеют право подписывать даже договора о сотрудничестве с другими компаниями. Если вы своего сотрудника таким правом наделяете то, конечно же, лучше это указать в инструкции должностного формата.

Воспользовавшись рекомендуемым образцом, руководитель быстро сможет составить документацию, которая имеет существенное значение для осуществления приема на работу. Законом устанавливается, что при наличии вакантной должности руководитель обязан принять на работу соискателя, но только в том случае если соискатель соответствует установленным требованиям. Именно по этой причине следует в обязательном порядке составить список требований в инструкции. Шаблонный документ вы можете изменять так, как вам удобно, в тоже время не стоит забывать, что описание обязанностей, требований и других нюансов должно быть достаточно точным и понятным.

Требования к менеджеру по закупкам

К сотруднику выдвигаются такие основные требования:

• аналитический склад ума;
• навыки работы с компьютером;
• знание требований к поставкам товара по договорам;
• знание сроков осуществления поставок;
• осведомленность в работе транспортировки и таможни;
• умение вести переговоры;
• способность работать с большим количеством материала;
• готовность к разрешению различных проблем и принятию ответственности;
• навыки правильного распределения исполнения задач;
• компетентность в экономической теории.

В некоторых организациях предъявляемым требованием является знание иностранного языка (в случае работы с компаниями других стран).

Пожалуй, самое важное требование к менеджеру – это умение находить общий язык с разными людьми. Данное качество необходимо ввиду постоянных переговоров с поставщиками, дегустаций и оценивания товаров

Важный факт

Для работы менеджеру по снабжению необходимо знать программу 1С. От знаний и умений работать в ней зависит правильность составления и ведения отчетности.

Менеджер по закупкам – универсальный сотрудник снабжения

Менеджер по закупкам (он же снабженец) — специалист, занимающийся закупкой товаров у поставщиков на наиболее выгодных для его компании условиях. Эта профессия ещё сравнительно молодая, а потому присутствует дефицит хороших специалистов, обладающих необходимыми знаниями и навыками. Многие компании, открывающие вакансию менеджера по снабжению, отдают предпочтение молодым специалистам, так как они быстрее усваивают новую информацию и подстраиваются под изменения современного рынка.

Больше всего профессия менеджера по закупкам подойдет людям с аналитическим складом ума, высоким уровнем коммуникабельности и опытом работы в торговле или логистике.

Требования к претендентам

Совмещение нескольких профессий – идеальный вариант закупщика товаров, материалов и сырья.

Среди требований к соискателям выделяют:

1. Наличие высшего образования. Конкретная специализация «менеджер по закупкам» отсутствует в дипломах выпускающих университетов, но наличие образования в сфере менеджмента учит искусству построения отношений, предоставляет азы управленческого процесса, развивает аналитическое мышление. Идеальным дополнительным «козырем» послужит:
   • знания в юриспруденции и экономике для предложения проектов договоров купли-продажи и учёта нюансов налогообложения;
   • знание иностранных языков для работы с иностранными контрагентами.

1. Опыт работы. Как стать менеджером по закупкам без опыта, может помочь изучение теории, но работа с большими потоками информации, умение проанализировать ситуацию и выделить главные аспекты помогает практика.
2. Личные способности и качества. Незаурядный ум, склонность к аналитике в сочетании с целеустремлённостью, желанием роста как специалиста и как личности незаменимы для профессиональной компетенции менеджера по снабжению.

При подборе кандидата на вакансию одни работодатели смещают приоритеты в сторону наличия навыков установления контактов, другие – на образование и опыт, третьи – на аналитические способности. Но личные качества и желание и умение работать в команде остаются главными критериями, особенно в связи с появлением новой категории – «откатчиков», легко превращающихся из «нечистых на руку» менеджеров по закупкам.

Закупка – «точка отсчёта» в каждом бизнесе. Грамотное приобретение приведёт к развитию предприятия, поднимая уровень в глазах покупателей и заказчиков и завоёвывая сегмент рынка. Неграмотное вложение средств повлечёт затоваривание на складах, нежелание сотрудничества контрагентов, приводя к убыточности и постановке вопроса о целесообразности дальнейшей деятельности.

2021 zakon-dostupno.ru

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Как правильно заполнить

На сегодняшний день форма должностной инструкции менеджера по закупкам может быть составлена по стандартам предприятия, то есть, работодатель может добавить в документ удобные себе условия. Однако стоит знать, что схема должностной инструкции менеджера по закупкам должна содержать такие пункты, как:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

Для большинства работодателей в приоритете будут специалисты, способные самостоятельно разработать концепцию предприятия. Подробнее о требованиях со стороны работодателя можно узнать, изучив образец должностной инструкции менеджера по закупкам

При разработке плана крайне важно учесть факторы, влияющие на рынок и показатели продаж

Какими должны быть подходы к закупкам на вторичном рынке

Обычно цели закупок на вторичном рынке такие:

• закупки ассортимента производителей, которые всегда работают с предоплатой при проблеме с ТДЦ (на вторичном рынке мы берем товар с отсрочкой платежа);
• закупки ассортимента производителей, которые пока не работают с нами напрямую, но будут работать;
• закупки ассортимента производителей, которые не предоставляют нам конкурентных цен.

Требуемые условия (фармрынок в качестве примера) для закупок со вторичного рынка:

• минимум 90 дней отсрочки (пример для фармацевтического рынка);
• сборка заказа с разбивкой по филиалам (коробочная часть заказа);
• заказы еженедельно по графику; заказы на две недели продаж;
• применение юридически значимого документооборота (ЮЗЭДО).

Для работы с поставщиками вторичного рынка необходима договоренность по поставкам конкретных производителей с фиксацией цен на период договоренности.

Общие положения должностной инструкции

1.1 Менеджер по закупкам причисляется к категории специалистов; 1.2 Менеджер по закупкам может быть принят на работу или уволен с нее только приказом вышестоящего должностного лица – чаще всего начальника департамента закупок (в том числе директора фитнес-клуба); 1.3 Менеджер по закупкам находится в непосредственном подчинении у начальника департамента закупок; 1.4 В случае отсутствия на рабочем месте менеджера по закупкам, его полномочия могут быть переданы иному сотруднику, о чем тот должен быть уведомлен заблаговременно; 1.5 На позицию менеджера по закупкам может быть нанят человек со средним специальным или вузовским образованием, а также опытом работы на аналогичной должности не меньше года; 1.6 Менеджер по закупкам обязан быть ознакомлен с основными положениями гражданского, а также коммерческого права, с классическими шаблонами контрактов закупок, продаж, поставок и правилами ведения отчетной документации, полным перечнем товаров, услуг, их предназначения и свойств, технологией формирования цены, базовыми процедурами формирования закупок и актуальными способами ведения отчетной документации; 1.7 Менеджер по закупкам в своей работе опирается на законодательную базу, устав организации, положения ее трудового распорядка, приказы прямых руководителей (в том числе владельца бизнеса), а также на эту конкретную инструкцию.

Суть работы менеджера по закупкам

Данная сфера деятельности связана с поиском поставщиков и осуществлением закупок, изучением рынка, решением различных проблем.

На работу менеджера влияет вид торговли и направление. В том случае, если деятельность компании может позволить заблаговременно рассчитать и определить реализацию товаров, то его обязанности будут заключаться только лишь в совершении закупок согласно плану. А когда есть необходимость в приобретении эксклюзивных или сезонных вещей, дорогой косметики, украшений, тогда на менеджера возлагается ответственность за поиск товаров и расчет объемов продаж за минимальный период.

Основной целью менеджера является поиск и выработка конкретной стратегии для осуществления закупок, а также определение некоего равновесия между закупкой и продажами. Конечно же, сотрудник также должен следить за тем, чтобы реализуемый товар соответствовал потребностям покупателя и продавался в минимальные сроки на прибыльных условиях.

Административный аппарат компаний, как правило, отдает предпочтения работникам с высшим образованием. Придается значение профилю, который наиболее близок к деятельности фирмы (например, медицинский, химический, строительный). В некоторых случаях большим преимуществом является экономическое направление.

Бывают ситуации, когда на предприятии сотрудник переквалифицируется с другой должности на эту. Например, из отдела логистики, маркетинга, менеджера по продажам и прочее. Все зависит от личностных качеств и потенциала конкретного человека.

Заработная плата

Уровень дохода напрямую зависит не только от опыта и квалификации, но и от товарооборота компании. Средняя зарплата менеджера по закупкам в России по статистике за 2018 год составила 40–50 тысяч рублей.

Больше всего вакансий по этой специальности за прошедший год было открыто в Москве и Московской области – примерно треть от общего числа. На втором месте находятся Санкт-Петербург и Ленинградская область, в этом регионе работает 15 % всех менеджеров по закупкам. При этом по уровню зарплат Северная столица на шестом месте.

Лучше всего труд менеджеров по закупкам оплачивается в Москве и Ямало-Ненецком автономном округе, за ними идут Вологодская и Амурская области.

По данным за начало 2019 года:

• 40 % работодателей согласны платить менеджеру по закупкам от 30 до 50 тысяч рублей;
• более 30 % предлагают зарплату до 65 тысяч рублей;
• и только 15 % могут дать на 12–30 тысяч рублей больше.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Требования

Для человека в роли снабженца или поставщика существует ряд требований:

• Доказанный опыт работы в качестве менеджера и сотрудника по закупкам или начальника отдела закупок.
• Знание методов поиска и закупок, а также ловкость в «чтении» рынка.
• Талант в переговорах.
• Хорошее знание программного обеспечения для поставщиков или сторонних разработчиков.
• Способность принимать решения и работать с цифрами.
• Опыт сбора и анализа данных.
• Сильные лидерские способности.
• Степень бакалавра в области управления цепочками поставок, логистики или управления бизнесом.

Люди, нанимающие или поставляющие оборудование в рамках рабочей деятельности, такие как арендодатели помещений с фиксированным оборудованием, несут ответственность за безопасность тех, кто использует это оборудование. Эти обязанности включают в себя техническое обслуживание всего рабочего оборудования, осмотр оборудования, которое может быть подвержено износу, и нормативный осмотр определенного оборудования (например, бытовых газовых приборов, подъемного оборудования и установки давления).

Когда становится известно, что что-то о продукте представляет серьезную угрозу для здоровья или безопасности, снабженец должен предпринять необходимые шаги, насколько это практически возможно. Это позволит существующим пользователям продукта принять меры и предотвратить дальнейший вред.