Должностная инструкция делопроизводителя

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

• Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
• Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
• Права — дается перечень прав специалиста.
• Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Важно

Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.. Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

• в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
• во время собеседования с претендентом на должность;
• в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

I. Общие положения

1. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена («Документационное обеспечение управления и архивоведение») или среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Без требования к опыту практической работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

4.2. Структуру организации, руководство структурных подразделений

4.3. Современные информационные технологии работы с документами

4.4. Порядок работы с документами

4.5. Схемы документооборота

4.6.Системы скоростного письма

4.7. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

4.8. Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

4.9. Типовые сроки исполнения документов

4.10. Принципы работы со сроковой картотекой

4.11. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

4.12. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

4.13. Правила документационного обеспечения деятельности организации

4.14. Виды документов, их назначение

4.15. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами

4.16. Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

4.17. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

4.18. Системы электронного документооборота

4.19. Правила и сроки отправки исходящих документов

4.20. Требования охраны труда

4.21. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

4.22. Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

4.23. Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

4.24. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

4.25. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

4.26. Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них

4.27. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

4.28. Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

4.29. Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии

4.30. Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

4.31. Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения

4.32. Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

4.33. Правила передачи дел в архив организации

4.34. _____________________________________________________________________

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

Кто может работать делопроизводителем?

Для того чтобы выполнять свои служебные обязанности, специалист обязан знать и уметь использовать свои знания всех действующих норм и правил ведения документов. В этом может помочь не только теоретическая, но и практическая подготовка.

Может в этом помочь личностная характеристика человека. Так, для того чтобы быть специалистом нужно:

•  иметь аналитический склад ума. Это позволяет ориентироваться в большом потоке информации;
•  уметь принимать решения, соответствующие текущей ситуации;
•  обладать способностью концентрироваться на выполнении поставленных заданий;
•  умение выполнять несколько дел одновременно;
•  обладать хорошей памятью, что позволяет помнить наиболее важную информацию;
•  быть порядочным человеком;
•  быть коммуникабельным и доброжелательным человеком;
•  иметь высокую стрессоустойчивость;
•  уметь управлять своими эмоциями;
•  уметь общаться с различными людьми;
•  спокойно принимать критику в свой адрес;
•  уметь вести различные виды переговоров;
•  знать основные правила общения и культуры общения;
•  обладать хорошо поставленной и правильной речью;

Только обладая этими качествами, справиться с работой делопроизводителя не составит большого труда.

Образец типовой должностной инструкции заместителя генерального директора

І. Общие положения

1. Заместитель генерального директора принадлежит к категории «руководители».

2. Заместитель генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору.

3. Назначение на должность заместителя генерального директора и освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора.

4. В период отсутствия заместителя генерального директора его функциональные обязанности, ответственность, права переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. На должность заместителя генерального директора назначается лицо, имеющее высшее экономическое или юридическое образование и опыт работы на руководящих должностях не менее пяти лет.

6. Заместитель генерального директора должен знать:

• нормативно-правовые акты, регламентирующие финансовую, экономическую деятельность организации;
• гражданское, финансовое, налоговое, трудовое право;
• организационно-штатную структуру компании, производственные мощности, основы технологии производства;
• планы производственно-хозяйственной, финансово-экономической деятельности организации;
• порядок заключения и исполнения договоров.

7. Заместитель генерального директора в своей деятельности руководствуется:

• законодательными актами РФ;
• Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности заместителя генерального директора

На заместителя генерального директора возложены следующие функциональные обязанности:

1. Контролировать финансовую, хозяйственную деятельность компании.

• результативное использование материальных ресурсов, сокращение потерь, ускорение оборачиваемости средств;
• своевременное заключение хозяйственных, финансовых договоров;
• выполнение договорных обязательств.

• разработкой мер по сбережению ресурсов;
• совершенствованием расходов сырья, материалов, оборотных средств и запасов материальных ценностей;
• улучшением экономических показателей;
• повышением результатов деятельности организации;
• укреплением финансовой дисциплины;
• предупреждением недостаточных или излишних запасов товарно-материальных ценностей, перерасхода материальных ресурсов.

4. Содействовать своевременной подготовке сметно-финансовых и иных документов, расчетов, отчетности.

5. Представлять интересы организации в государственных, коммерческих учреждениях, в пределах своей компетенции.

• работников на предмет следования трудовой и производственной дисциплине, правилам охраны труда, требованиям противопожарной защиты;
• исполнение распоряжений и приказов генерального директора.

7. Информировать генерального директора о темпах предусмотренных работ и мерах по ликвидации выявленных недостатков.

ІІІ. Права

Заместитель генерального директора имеет право:

1. Привлекать к решению возложенных на него задач других должностных лиц организации.

2. Назначать лиц, ответственных за выполнение установленных работ.

3. Разрабатывать, подписывать документы, в рамках своей компетенции.

4. Представлять интересы организации по доверенности в государственных органах, перед контрагентами и иными сторонами.

5. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

6. Участвовать в работах по подготовке приказов, инструкций, указаний, смет, договоров и иных документов.

7. Информировать генерального директора о всех выявленных недостатках в процессе своей деятельности и вносить предложения по их ликвидации.

8. Определять служебные обязанности для подчиненных работников.

9. Запрашивать информацию, документы, необходимые для выполнения собственных должностных обязанностей.

10. Выдвигать требования к руководству организации об обеспечении условий для исполнения функциональных обязанностей.

ІV. Ответственность

Заместитель генерального директора несет ответственность за:

1. Предоставление недостоверной информации.

2. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

3. Нарушение решений, постановлений, положений руководства организации.

4. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

5. Ненадлежащее исполнение собственных должностных обязанностей.

6. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

Карьерный рост

Продвижение по карьерной лестнице во многом зависит от амбиций самого делопроизводителя. Также на скорость этого процесса влияют его профессиональный уровень и личные качества. Можно предпочесть горизонтальный тип карьеры и постоянно повышать уровень своей компетентности, осваивая смежные специальности – например, кадровое делопроизводство, архивоведение, библиотечное дело и так далее.

Вертикальный вариант – менеджерская карьера. Через определенное время делопроизводитель может стать руководителем канцелярии или общего отдела, дорасти до должности директора отдела управления делами организации.

Секретарь, документовед, делопроизводитель: профстандарт или справочник?

До 2015 года основным документом, устанавливающим квалификационные требования к секретарю (делопроизводителю) и наиболее четко описывающим его должностные обязанности, оставался ЕКС — «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Первый раздел справочника содержит отдельные описания четырех функционально схожих специальностей:

• документовед;
• секретарь-машинистка;
• секретарь руководителя;
• секретарь незрячего специалиста.

Разумеется, каждая должность имеет свои нюансы. Например, секретарю незрячего человека для работы требуется знание рельефно-точечного шрифта Брайля, а документоведу — знание основных методов исследования, проектирования и развития документационных систем. Но по мере актуализации требований к секретарской работе появилась необходимость в разработке нового стандарта профессии. Так появился профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Минтруда РФ №267н от 6.05.2015г.

О поэтапном переходе на новые стандарты работы и предстоящей отмене тарифно-квалификационных справочников читайте в электронном журнале «Кадровое дело»:

Разрабатывать отдельный профстандарт «Секретарь руководителя» или «Делопроизводитель» не пришлось, поскольку предложенный разработчиками документ уже содержит полный перечень требований к административно-управленческому персоналу, занимающемуся приемом посетителей, обработкой телефонных звонков и работой с документами:

Возникает резонный вопрос: на какой свод требований должен ориентироваться работодатель, в штате которого есть секретарь, профстандарт или справочник? Если речь идет о муниципальном или государственном учреждении, ответ однозначен: профстандарт. Что касается коммерческих компаний, то окончательное решение в большинстве случаев остается за работодателем.

На сегодняшний день законодатель требует применять профстандарты только к отдельным должностям, для которых они обязательны. Речь идет о профессиях, дающих право на компенсации или льготы (например, досрочный выход на пенсию), либо связанных с особыми требованиями к квалификации или состоянию здоровья сотрудника.

Вопрос из практики

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Вероника ШАТРОВА, эксперт по трудовому законодательству, издатель и автор Электронной Системы Кадры, журнала «Кадровое дело» и других профессиональных изданий для специалистов по кадрам и HR

Читать дальше: Как правильно отменить судебный приказ по кредиту

Да, отменят, но такая отмена будет происходить постепенно. ЕКС и ЕТКС планируют заменить профессиональными стандартами, а также отдельными отраслевыми требованиями к квалификации работников, которые утвердят законодательными и иными нормативными правовыми актами. В некоторых сферах такие акты уже утверждены. Например…

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Одно из основных преимуществ профессии — востребованность. Делопроизводители нужны почти всем компаниям, поэтому специалистам этого профиля не приходится долго искать работу.

У делопроизводителей спокойный характер работы. Плюс это или минус — решать вам. С одной стороны, это сравнительно низкий уровень стресса, нет необходимости постоянно встречаться и вести переговоры с людьми, работа не связана с частыми поездками. С другой стороны, людям, привыкшим к активному образу жизни, такая работа может показаться монотонной и даже скучной.

Всё зависит от психологических качеств: если вам нравится работать с бумагами, вы аккуратны, педантичны, ответственны, требовательны к подчинённым и коллегам, эта работа вам подходит.

Перечень обязанностей

На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:

• составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
• систематизировать документооборот;
• организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
• заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
• сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
• передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
• наводить порядок во входящих документах;
• создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
• готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.

Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.

Теоретические знания

В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.

Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.

Одно из основных умений современного документоведа – грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.

Содержать документы в архиве – не так уж и просто, как может показаться. Документоведу потребуются знания правил хранения деловых бумаг и техусловий. Сначала все надо систематизировать по назначению, степени секретности, срокам и условиям их хранения. Затем – оптимизировать поиск.

Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование – обязательный шаг к получению этой должности.

Личные качества

Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь – способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.

Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией

Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги – все это может влететь предприятию в копеечку

Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.

Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.

Права и ответственность и заключительные положения

Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

4. Права Специалист имеет право: 4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению. 4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям. 4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения. 4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций. 4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций. 4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей. 4.7. ……… (другие права) 5. Ответственность 5.1. Работник привлекается к ответственности: за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации; за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации; за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 5.2. ……… (другие положения об ответственности) 6. Заключительные положения 6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом). 6.3. ……… (другие заключительные положения).

В каких организациях можно работать делопроизводителем?

В условиях современной действительности значительно возрос уровень оборота документации во всех видах организаций и ведомств. Большое количество как внутренних, так и внешних документов в различном формате, от традиционного — на бумажном носителе до электронного, требует строгой регламентации, грамотной организации и правильного хранения. То есть, возникает необходимость привлечения отдельного специалиста, отвечающего за оборот документов в той или иной организации.

Любая крупная фирма, государственная организация или иное предприятие больших размеров нуждается в услугах профессионального делопроизводителя.

В небольших организациях чаще всего служебные обязанности делопроизводителя выполняет секретарь, совмещая работу по документообороту со своими прямыми обязанностями – обработку корреспонденции, исполнение личных поручений руководителя, ответы на звонки и прочее.

Еще совсем недавно делопроизводством фактически  занимались архивариусы и писари, а сама профессия не относилась к числу распространенных и перспективных. Однако, на сегодняшний день ситуация коренным образом изменилась – крупнейшие ВУЗы страны выпускают дипломированных и квалифицированных специалистов в данной сфере. А сама профессия приобретает все большую популярность.

Плюсы и минусы

К достоинствам профессии можно отнести высокий спрос на специалистов делопроизводства. Также есть возможность трудоустройства в достаточно крупные организации, как частные, так и государственные. Это дает возможность сотрудникам профессионально совершенствоваться и расти по карьерной лестнице. Специальность предусматривает работу в коллективе и возможность развития переговорных навыков.

Недостатками специальности считаются сидячий образ жизни, который со временем может привести к различным характерным для малоподвижного образа жизни заболеваниям. Кроме того, начинающий сотрудник, даже в большой фирме будет получать невысокую заработную плату. А количество обязанностей даже на начальном этапе останется большим.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации

Все, что делает делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.

Что еще делает делопроизводитель:

1. Прием и регистрация корреспонденции (писем, приказов и т. д.).
2. Передача документов на исполнение.
3. Выдача справок по зарегистрированным документам.
4. Ведение банка данных документов и составление учетных карточек.
5. Контроль за неразглашением данных.
6. Сдача в архив исполненных материалов, составление описей.

Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.

Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов

, например, бухгалтеров или экономистов.

Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.

Должностные обязанности

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

2.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции, поступившей на предприятие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.

2.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов руководству и исполнителям.

2.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра.

2.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.5. Ведет картотеку прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документальным материалам.

2.6. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

2.7. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.8. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив предприятия.

2.9. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

2.10. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

2.11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

2.12. .

Должностные обязанности делопроизводителя секретаря

Секретарь-делопроизводитель на предприятии — довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов. Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе. В государственных структурах — в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота. Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.

Для организации важной стороной в её деятельности является ведение деловой переписки, проведение переговоров, подписание договоров. От этих факторов зависит внутренний объём документооборота

Поэтому востребованность и степень важности работы секретаря-делопроизводителя достаточно высоки. Секретарь-делопроизводитель на предприятии — довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.

Нормы составления должностной инструкции

В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:

• Общие положения.
• Должностные обязанности специалиста.
• Его права.
• Возможная ответственность за нарушения.

К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста»

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

• порядок его подчинения, найма и увольнения;
• кто временно заменяет сотрудника;
• требуемые от него навыки;
• требования к его образованию и опыту.

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника

Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Права

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

Ответственность

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов. Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр

Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.

Заключение

Секретарь-делопроизводитель — это важное звено в любой организации. Этот специалист контролирует документооборот, принимает и отправляет корреспонденцию, а также выполняет личные поручения руководителя

Для этой работы не требуется высшее образование, но необходимы внимательность, умение терпеть рутину, знание норм документооборота и умение решать несколько задач одновременно. Эту профессию нельзя отнести к высокооплачиваемым, но любой портал для трудоустройства в любой момент времени предложит десятки вакансий.

https://youtube.com/watch?v=umVrAiJQB1I

Читайте далее:

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция продавца-консультанта

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Обязанности водителя грузового автомобиля

Должностная инструкция менеджера по продажам