Что должна содержать должностная инструкция секретаря: примеры и образцы документов

Секретари в сфере образования

Если раньше вы считали эту работу едва ли не самой простой, достаточно ознакомиться с должностной инструкцией секретаря учебной части, чтобы в этом разубедиться. Эта должность имеет некоторые специфические обязанности.

Выше были названы общие для всех секретарей функции, независимо от места их работы. Однако помимо этого специфика конкретной должности накладывает дополнительные обязательства. Например, секретарь учебной части должен знать:

• законы, касающиеся образовательной деятельности;
• структуру учреждения и кадровый состав;
• правила делового общения и т. д.

Должностная инструкция секретаря школы включает немало обязанностей, для исполнения которых нужно разбираться в образовательной сфере. Потенциальный соискатель имеет больше шансов, если он ранее работал в учебном заведении. Однако выпускники колледжей, получившие специальность «Делопроизводство» тоже имеют высокие шансы на трудоустройство.

История

Профессия «секретарь» появилась очень давно. Самыми первые услугами делопроизводителя стали пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей человека было:

• Давать советы хозяину.
• Держать в секрете все, что ему известно.

Позже жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря .

Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.

Требования к первому российскому делопроизводителю:

• Дворянин из знатного рода.
• Мужчина.

• Высокообразованный.

• Способность давать советы по любому жизненному вопросу.

Екатерина II более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила критерии выбора служащего этой профессии:

• Секретарь должен быть не один, а несколько.
• Наглость, изворотливость – главные требования к обладателю этой профессии.

После ухода перьев и чернил в лету, появилась пишущая машинка. Секретарская профессия усовершенствовалась. Теперь ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари – большая редкость.

Какие функции выполняет секретарь?

Обычно эта должность встречается в небольших компаниях. Секретарь выполняет административные функции. Обрабатывает входящую почту, совершает телефонные звонки от имени компании, общается с посетителями, контролирует выполнение задач руководителя, отвечает на типичные вопросы.

Учитывая, что должность популярна в разных организациях, среди прочих вакансий вам может встретиться секретарь на ресепшн. В чем особенности этого предложения? Среди обязанностей такого специалиста значится прием телефонных звонков, а также общение с посетителями и выполнение мелких поручений начальства.

Нужно сказать, что постоянное общение с клиентами – довольно стрессовая задача. Вот почему соискатели предпочитают работу в офисе. Зарплата отличается несильно, при этом работа не столь нервная. Должностная инструкция секретаря офиса не включает пункт о встрече гостей. Обычно все общение ограничивается телефонными переговорами.

Права сотрудника

Работа секретарем подразумевает много ответственности, но есть у сотрудников и права, которые они могут защищать в случае нарушений со стороны начальства.

• Секретарь имеет право запрашивать и получать информацию, необходимую для корректного исполнения своих обязанностей.
• Работодатель должен обеспечить сотруднику условия для работы и сохранности документов.
• Секретарь-референт может выдвигать идеи по улучшению процесса работы. Также он может принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных инструкций.
• Секретарь-референт может пропускать работу по состоянию здоровья и ухудшения самочувствия.

Профессия делопроизводителя, по статистике, одна из самых «долгих» на рынке: работников зачастую оставляют внеурочно. Зная свои права и обязанности, сотрудник может действовать в своих интересах на благо компании.

Карьерный рост

Профессия открывает перспективы для карьерного роста в широком спектре направлений. Углубляя основные компетенции, можно стать ключевым помощником руководителя, ассистентом крупного отдела, офис-менеджером или работником customer care (поддержка заказчиков, клиентов и пользователей) в IT-сфере. Есть примеры достижения крупных административных позиций, уровня топ-менеджмента.

Другие направления карьерного роста:

• переводчик-референт;
• HR-специалист и сотрудник отдела кадров;
• менеджер разных направлений;
• специалист по документационному обеспечению управления и архивоведению.

Обязанности

Работа секретаря заключается в выполнении следующих обязанностей:

• прием и обработка звонков, входящей корреспонденции;
• планирование деловых встреч в зависимости от графика руководителя;
• встреча гостей офиса, приемной руководителя, общение с ними, организация «живой очереди» посетителей (при необходимости);
• подготовка деловых переговоров, «планерок», совещаний, бизнес-встреч, конференций и других мероприятий (часто — в сотрудничестве с другими работниками организации);
• регистрация входящей и исходящей документации;
• представительские функции — переговоры с гостями компании от лица руководства, встреча в аэропорту и подобные обязанности.

Обязанности могут изменяться, дополняться в зависимости от группы, к которой относится секретарь. Специалист по ведению делопроизводства должен организовать хранение, передачу, архивирование, подготовку документации. Часто он ведет табельный учет, составляет рабочий график руководителя.

Референт отвечает на звонки и письма, участвует в деловых переговорах как помощник ответственных лиц, планирует рабочий день начальника. Секретарь-администратор следит, чтобы сломанная оргтехника своевременно чинилась, сотрудники были обеспечены канцелярскими принадлежностями, в офисе была питьевая вода, чай, кофе и все, что необходимо для полноценной работы.

Кто такой секретарь руководителя

Образование секретаря руководителя должно быть таким же, как и образование обычного секретаря. Но несмотря на это, размер заработной платы сотрудников, занимающих указанные должности, может значительно отличаться. Причем объясняется это не только наличием необходимого опыта работы, но и должностными обязанностями.

Подчиняется секретарь руководителя только одному начальнику – своему руководителю. Практически вся его работа направлена на решение, регулирование, а также администрирование рабочего времени своего начальства. Должностные обязанности рассматриваемой должности будут включать в себя такие понятия, как информационная поддержка начальника и административная поддержка начальника. Таким образом, секретарь обязан быть в курсе практически всех событий, связанных с руководителем компании, а также обязан осуществлять их организацию и планирование исходя из рабочего распорядка начальства. Кроме того, к должностным обязанностям также можно отнести общение с партнерами компании, назначение с ним встреч руководителя, планирование совещаний и переговоров.

ПРАЗДНИК

Как разработать концепцию новогоднего онлайн-корпоратива

Удаленка не повод отменять корпоративный Новый год. Секретари и помощники покажут свой профессионализм перед руководителем, даже если в условиях пандемии организуют праздник. Из статьи вы узнаете, как придумывают онлайн-корпоративы профессионалы, и получите семь идей, которые пригодятся для вашего виртуального мероприятия.

Паршина Е.А., Захарченко Е.А., Никифорова А.В.

Как встречают Новый год в разных странах – 6

Помощники и секретари со всего мира делятся эмоциями и переживаниями от почти прошедшего года. Нам всем захотелось просто поговорить, просто рассказать…

Маслова К.А.

Новые наряды, новые надежды: здравствуй, 2021-й!

Пора уже задуматься, что надеть на главный зимний праздник. Мода невероятно лояльна: можно выбрать и уютный домашний вязаный костюм, и эффектный черный наряд (например, платье-кейп). Публикуем фото нарядов, иллюстрирующих последние тенденции, а также рассказываем, какие косметические процедуры позволят женщине выглядеть на «елке» молодой и красивой.

Федорцова И.А.

АРХИВНОЕ ДЕЛО / БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

Сроки хранения документов по перечню 2020: бухгалтерские документы

Публикуем четвертую статью из цикла о сроках хранения важных документов, которые содержатся в Перечне 2020. Бухгалтерские документы помогают надзорным органам контролировать законность хозяйственных операций, выявлять нарушения в финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерском и налоговом учете. Их утрата станет причиной наложения штрафов и возникновения негативных последствий для компании. Рассмотрим сроки хранения таких документов и объясним, какая ответственность предусмотрена за нарушение правил их хранения.

Зозуля Т.Н.

За что отвечает секретарь-референт?

На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.

В следующем разделе должностной инструкции указано, каковы должностные отношения и функциональные связи, существующие между секретарем-референтом и различными структурами компании. Как правило, в средней по размеру организации секретарю приходится взаимодействовать по материально-техническим вопросам (обеспечение офиса канцтоварами) с отделом административно-хозяйственным, по вопросам документооборота — с прочими подразделениями и, конечно же, напрямую с руководством.

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.

Профессия секретарь: разновидности и круг обязанностей

Сегодня профессия достаточно востребована, ведь секретарь — это правая рука шефа и лицо офиса. Хороший специалист необходим на каждом предприятии без исключения.

Условно можно выделить следующие специализации в секретарской работе, от которых зависит то, чем предстоит заниматься кандидату на вакантную должность.

• Секретарь-референт является главным посредником между руководством, начальниками отделов, рядовыми сотрудниками, клиентами, подрядчиками и деловыми партнерами. Занимается планированием дня руководителя, подготовкой к командировкам и переговорам, отвечает на телефонные звонки, следит за исправностью работы оргтехники и решает организационные и административные вопросы.
• Секретарь-администратор или секретарь-делопроизводитель. В обязанности такого сотрудника входит все, что напрямую связано с ведением документооборота.
• Личный помощник руководителя. Квалифицированный специалист, часто со знанием иностранных языков и высшим образованием. Выполняет различные поручения шефа, сопровождает его в командировках и на деловых встречах.
• Секретарь суда. Кандидат, претендующий на данную должность, должен иметь высшее юридическое образование или хотя бы быть студентом соответствующего вуза, хорошо ориентироваться в законодательстве Российской Федерации. Работа судебного секретаря отличается от перечисленных выше специализаций и заключается в организации судебного процесса: отправке уведомлений участникам, составлении списков дел, планирующихся к рассмотрению, ведении протокола заседания и прочего документооборота и выполнении поручений судьи.
• Пресс-секретарь. Не является секретарем в полном смысле этого слова. Стоит отметить, что во многих организациях, особенно крупных, данная должность считается руководящей и очень неплохо оплачивается. Этот человек в штате отвечает за связи со средствами массовой информации и освещение деятельности компании в различных источниках. Формирование пула журналистов и поддержание контактов с ними, организация мероприятий для представителей СМИ, написание и рассылка пресс-материалов, выступления от имени первых лиц — все это входит в функционал сотрудника службы по связям с общественностью. Пресс-секретарь должен быть хорошо образован, владеть хотя бы одним иностранным языком, уметь уверенно держаться в обществе и не теряться под натиском не всегда удобных вопросов, не бояться публичных выступлений.

Несмотря на то, что у каждого из секретарей — своя специфика работы, нередки случаи, когда один человек одновременно выполняет обязанности референта, личного ассистента, администратора и даже пресс-секретаря. Обычно список обязанностей такого «универсального солдата» выглядит следующим образом:

• встреча посетителей;
• выполнение поручений руководителя;
• заказ билетов, бронирование гостиниц для командировок;
• планирование рабочего дня руководителя;
• работа на телефоне;
• контроль за работой оргтехники;
• заказ канцтоваров, воды, сувенирной продукции и т. д.;
• подготовка и ведение документации;
• участие в организации и проведении мероприятий;
• учет корреспонденции;
• решение организационных и административных вопросов.

Кто такой секретарь

Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку. Деятельность любой организации связана с большим документооборотом, без референта легко скатиться в хаос, вплоть до того, что работа будет парализована, важные договоры потеряются, предприятие понесет убытки. В обычных компаниях за порядок в бумагах отвечают один-два делопроизводителя. Но в крупных холдингах этой работой может заниматься целый отдел (секретариат). В любом случае обязанности секретариата будут похожи на должностные обязанности секретаря руководителя.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы

1. Можно трудоустроиться без среднего профессионального или высшего образования.
2. Обязанности не слишком сложные, нередко обучение проходит непосредственно во время работы.
3. Перспективы карьерного роста, ведь работодатели берегут и ценят профессиональных секретарей: повышают оклад, обучают.
4. Возможны командировки по России или за границу, во время которых секретари нередко сопровождают своих начальников и коллег.
5. Есть перспективы карьерного роста, но они доступны лишь для самых талантливых и целеустремленных секретарей.
6. Конкуренция на рынке труда высокая, но вакантных мест для секретарей достаточно.
7. Опытный секретарь – на вес золота, поэтому через 3-5 лет работы можно получить вакансию в престижной компании.

Минусы

1. Нередко секретарей винят во всех неудачах, поэтому деятельность сопряжена с эмоциональным перенапряжением и стрессовыми ситуациями.
2. Секретари более востребованы в мегаполисах, чем на периферии.
3. Заработная плата невысокая, но в это же время секретарь должен отличаться презентабельным внешним видом – от одежды до прически, что требует определенных финансовых вложений.

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии. Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей. Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.

Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии. Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей. Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.

Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.

История профессии

Упоминания о профессии секретаря замечены еще во времена Древнего Рима. Со слов историков, таких работников нанимали патриции и высокородные или просто богатые граждане страны. Секретарями работали мужчины из низших сословий, имеющие хорошее образование. В то время в обязанности таких работников входило делопроизводство, корреспонденция и нередко финансы и даже секреты работодателя.

В России секретарская должность появилась в 1720 г. благодаря Петру I. К профессии предъявлялись жесткие требования – наличие образования, хорошее знание законов, понимание всех тонкостей и специфики. Должность личного секретаря стала востребованной с 1840 г. – многим руководителям различных предприятий часто стал требоваться личный помощник.

Современная профессия секретаря часто представляет собой приемную и организационную работу в офисе – помощь не только руководителю, но коллегам и посетителям. Сегодня секретарь считается лицом компании, и по его или ее внешнему виду посетители судят о солидности всего предприятия. В наши дни эта профессия считается преимущественно женской из-за своей специфики. За время развития профессии сформировалось несколько направлений секретариата, зависящих от специализации.

Офис-секретарь (офис-менеджер). Обязанностями является распределение телефонных звонков, встреча гостей, выполнение поручений руководства и обеспечение стабильного функционирования офиса (заказ канцтоваров, воды и пр.). Для получения должности работнику не требуется наличие специального образования. В карьерной лестнице эта должность часто является стартовой.

Кроме названных профессий, существует несколько специализаций с узкой спецификой.

• Делопроизводитель. Сотрудник, который систематизирует документацию, оформляет счета, регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, формирует архив.
• Секретарь-переводчик. Помимо основных обязанностей, потребуется владение иностранным языком на высоком уровне. Сотрудник принимает участие в переговорах с зарубежными партнерами.
• Судебный секретарь. Сотрудник служит в суде, проверяет явку людей на заседания, ведет протокол слушания, составляет судебные акты и выполняет различные поручения судьи.
• Технический секретарь. Для выполнения обязанностей необходимо владеть «слепым» методом печати, отвечать на телефонные звонки и уметь работать с оргтехникой.

Дополнительными характерными чертами современной профессии являются:

• ведение деловой переписки;
• высокая скорость печати «слепым» методом – не глядя на клавиатуру и используя все 10 пальцев;
• умение пользоваться разнообразной офисной оргтехникой;
• умение систематизировать документацию (корреспонденция, архив).

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Какие функции выполняет секретарь?

Обычно эта должность встречается в небольших компаниях. Секретарь выполняет административные функции. Обрабатывает входящую почту, совершает телефонные звонки от имени компании, общается с посетителями, контролирует выполнение задач руководителя, отвечает на типичные вопросы.

Учитывая, что должность популярна в разных организациях, среди прочих вакансий вам может встретиться секретарь на ресепшн. В чем особенности этого предложения? Среди обязанностей такого специалиста значится прием телефонных звонков, а также общение с посетителями и выполнение мелких поручений начальства.

Нужно сказать, что постоянное общение с клиентами – довольно стрессовая задача. Вот почему соискатели предпочитают работу в офисе. Зарплата отличается несильно, при этом работа не столь нервная. Должностная инструкция секретаря офиса не включает пункт о встрече гостей. Обычно все общение ограничивается телефонными переговорами.

Важные личные качества

Этот специалист сглаживает неприятные ситуации, общается с людьми, он должен уметь угодить руководителю и общественности, что накладывает отпечаток на его характер. Пресс-секретари — это очень ответственные и пунктуальные люди, в характере которых доминируют следующие черты:

• умение запоминать большой объем информации;
• дисциплинированность;
• тактичность;
• инициативность;
• харизматичность;
• открытость;
• проницательность;
• коммуникабельность;
• умение подмечать мелкие детали.

Профессия подходит как для женщин, так и для мужчин, которые не страдают от нервных расстройств, нарушений речи, эндокринных заболеваний.

Где выучиться на секретаря

Обучение секретарей проводят, как правило, учреждения среднего профессионального образования. Однако на эту должность могут претендовать по сути любые работники с гуманитарным образованием. Особенно ценятся специалисты, знающие архивное дело, документоведы и делопроизводители.

Если речь идет о работе в юридической компании, то на должность секретаря можно устроиться и с юридической профессией.

Помимо стандартного образования, есть также курсы секретарей и помощников руководителя. Подобное обучение возможно при любом уровне образования, проводится по ускоренной программе.

Заработная плата

Секретари претендуют на неплохую заработную плату, однако в первые месяцы работы оклад может быть минимальным, ведь руководителю необходимо присмотреться к сотруднику и оценить его деловые качества. Секретарь, обладающий высокой обучаемостью и минимальными профессиональными навыками, сможет получать оклад, размер которого превышает 40000-50000 руб.

Компании для трудоустройства по профессии «Секретарь»

Однако на формирование гонорара оказывают влияние дополнительные знания, например, владение английским языком, ведь в этом случае сотрудник может взять на себя обязанности переводчика во время зарубежных поездок, а также общения или деловой переписки с иностранными партнерами. Наличие водительских прав, умение работать со сложными компьютерными программами и иные навыки оказывают положительное влияние на рост зарплаты.

Карьерный рост

Секретарь, готовый обучаться, долго не будет работать на одном месте. Он может стать офис-менеджером, ассистентом отдела или занять другую должность, соответствующую его знаниями и деловым качествам.

Профессиональные знания

1. Базовое понимание принципов делопроизводства.
2. Microsoft Office, мессенджеры.
3. Правила ведения деловой переписки.
4. Корпоративная этика.
5. Работа с оргтехникой.
6. Тайм-менеджмент.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

• 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
• 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
• 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
• 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
• 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
• 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
• 3.7. Вести прием посетителей.
• 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
  • оформление приказов по личному составу;
  • оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
  • оформление трудовых книжек;
  • оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
  • оформление командировочных документов;
  • оформление листов нетрудоспособности;
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
• 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
• 3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
• 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
• 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Требования к навыкам секретаря

Во всех объявлениях о поиске работы перечислены довольно стандартные условия для секретарей:

1. Уверенный пользователь ПК (знание всех рабочих программ, умение обращаться с оргтехникой);
2. Навык слепой печати;
3. Умение вести деловые переговоры, владение деловым письмом;
4. Знание правил документооборота, умение оформлять официальные бумаги (приказы, распоряжения, акты и т.д.);
5. Познания в архивном деле;
6. Знание иностранного языка (преимущественно — английского).

Самое интересное, что из-за специфики работы секретарями могут работать далеко не все. В этой профессии нужны собранность, способность делать несколько дел одновременно, управлять своим временем, умение планировать, высокая работоспособность и организаторский талант.

Очень важны также презентабельный внешний вид, приятный голос и знания этикета, умение элегантно одеваться и быть доброжелательным.

Должностная инструкция секретаря

Каждая должность предполагает определенные обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря руководителя включает немало пунктов, среди которых:

• обеспечение делопроизводства;
• работа с корреспонденцией;
• передача документов от сотрудников к начальству;
• подготовка совещаний;
• своевременная покупка канцелярских товаров;
• подготовка планов и текстов для публичных выступлений начальника;
• редактирование и другая работа с документами;
• контроль за другими сотрудниками, а также оценка результата.

Невозможно качественно выполнять работу, если не ознакомиться с внутренним регламентом. Чем детальнее сотрудник знаком с правилами своего предприятия, тем лучше он сможет исполнять свои обязанности. Вот почему после получения вакансии нужно изучить распорядок деятельности и нормативные документы. В частности, должностную инструкцию секретаря-машинистки. На основе полученной информации специалист сможет качественно выполнять свои функции.

Образование

Работа секретаря не требует специфических знаний, поэтому для получения вакансии достаточно закончить курсы. Однако приветствуется наличие высшего образования. Ведь в этом случае можно претендовать на вакансию офис-менеджера. Помимо вышеназванных административных задач этот специалист организует работу персонала, а также выполняет функции делопроизводителя.

Чтобы получить должность секретаря, необязательно заканчивать вуз. Во многих компаниях достаточно будет средне-специального образования. Также стоит рассмотреть вариант краткосрочного обучения в специальной школе для секретарей или на курсах. Сертификат, выданный по результатам, вполне может устроить потенциального работодателя.