Офисные профессии

Образец резюме офис-менеджера и рекомендации по его написанию

Должность, о которой идет речь в статье, престижна, и многие соискатели нацелены на ее получение. Как выгодно представить свою кандидатуру для работодателя, чтобы он предпочел именно вас? Резюме – визитная карточка соискателя. От его грамотного составления во многом зависит успех

Прежде всего необходимо обратить внимание на общие принципы составления данного документа. Правильное резюме должно быть структурированным, четким, простым, варьироваться в зависимости от желаемой должности

Перейдем к демонстрации конкретного примера. Представляем вашему вниманию образец резюме на работу офис-менеджера.

Михайлова Мария Ивановна

Цель: соискание вакансии офис-менеджера.

Опыт работы: июль 2011 г. – май 2012 г. – офис-менеджер, . Направление: продажа детской одежды.

Полномочия:

1. Работа с документацией.
2. Ведение деловой переписки.
3. Выполнение поручений начальства.
4. Проведение собраний, сопровождение посетителей.
5. Организация функционирования компании.

Образование: 2005-2010 гг., …. государственный технологический университет им. …., специальность «Менеджмент», диплом специалиста.

Дополнительное образование: май 2010 г., тренинг «Управление» в бизнес-, г. ……

Профессиональные умения: владение ПК: MS Word, MS Excel, PowerPoint, Internet. Знание английского языка.

Личные качества: исполнительность, аккуратность, внимательность, трудолюбие, общительность.

Стоит ли учиться на менеджера?

Как и в случае с другими видами деятельности, здесь важно решить, перевешивают ли для вас плюсы работы менеджером или минусы этой профессии. К основным преимуществам относятся:

• Перспективы карьерного роста. Рядовые менеджеры, которые демонстрируют хорошие показатели эффективности, проявляют инициативность, лидерские качества всего за несколько лет могут вырасти до руководителей среднего звена, например, начать управлять отделом, офисом, торговой точкой. Вершина карьеры – это ТОП-менеджмент, то есть должности директоров и членов правления, непосредственно ответственных за развитие бизнеса.
• Востребованность в различных сферах. Например, на март 2020 года в сервис Яндекс. Работа добавлено больше 1 миллиона вакансий для менеджеров по всей России, при этом для учителей – всего 40 тысяч, для продавцов – 247 тысяч, для врачей – 264 тысячи. Менеджер может развиваться любой интересной ему сфере – от медицины и образования до туризма и финансов.
• Возможность хорошо зарабатывать. Обычно заработок менеджера складывается из оклада и премиальной части, которая зависит от принесенной специалистом прибыли. Чем больше продуктов или услуг специалист продал, клиентов обслужил, собеседований провел, тем выше его зарплата.

Что можно изменить в белорусских офисах

1. Вместо одного общего пространства open space — создать палитру пространств.

Конечно, у open space свои плюсы:

• За счет открытого пространства хорошо налажен процесс коммуникации в команде, что позволяет работать более эффективно
• В таких пространствах легче сплотить команду
• Сразу виден акцент на результате

Но есть и минусы:

• Шумная обстановка, которая не дает возможности сосредоточиться на своих задачах
• Маленькое выделенное личное пространство, которое создает ощущение дискомфорта
• Постоянное напряжение из-за соседства с большим количеством людей

Минимизировать эти и другие нюансы можно, создав палитру пространств для разных видов задач и уйдя от концепции фиксированного рабочего места. Для этой цели подойдут зоны кафе, зоны концентрации или «библиотеки» для индивидуальной работы, мини-переговорные для брейнштормов в малых группах.

Например, в создании дополнительных кабинетов могут помочь:

• Стеклянные перегородки
• Отделить один отдел от другого можно также с помощью высоких канцелярских шкафов
• А интуитивному разделению разных зон (игровых, для общения, для коротких встреч и т.д.) может помочь зонирование помещения разными цветами.

Офис Office Solutions, Беларусь. Фото предоставлено компанией Офис Солюшнз

2. Дать возможность офисному пространству быть гибким. Это позволит компании расти, замирать, сокращаться и опять расти.

Это означает, что каждый кабинет, отдел или полезный кубометр сможет свободно менять структуру и свое предназначение.

И здесь есть один важный момент: именно то пространство, которое занимает наибольшую площадь, должно легко трансформироваться, быть гибким. Это позволит сделать первый шаг к антихрупкости компании (если пользоваться терминологией Нассима Талеба).

При внедрении новых методик работы типа agile, подразумевающих постоянное взаимодействие внутри самоорганизующихся рабочих групп специалистов различного профиля, именно невозможность трансформации офисного пространства из-за негибкости мышления становится одним из стопоров, которые нужно преодолеть.

Офис Perion, Израиль. Фото предоставлено компанией Офис Солюшнз

3. Позволить сотрудникам самостоятельно выбирать себе рабочее место.

Это интересная практика не только западных, но уже и некоторых белорусских компаний. Приходя на работу, человек имеет возможность выбрать подходящую локацию в офисе.

Если пришел вовремя, то есть возможность занять одно из самых удобных мест, опоздал — придется довольствоваться тем, что осталось.

Подобная система позволяет не задерживаться лишней макулатуре на столах, не оставлять документы, личные вещи и стикеры с паролями в открытом доступе. Также она удобна для специалистов, постоянно меняющих проектные группы или же большую часть времени находящихся на встречах и в командировках.

I. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории руководителей.
2. Офис-менеджер должен знать:
   1. 2.1. Устройство офиса и принципы его зонирования.
   2. 2.2. Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.
   3. 2.3. Методы стратегического и тактического планирования.
   4. 2.4. Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.
   5. 2.5. Принципы построение организационной структуры офиса.
   6. 2.6. Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.
   7. 2.7. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
   8. 2.8. Мотивационные методы и мотивационные стратегии.
   9. 2.9. Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.
   10. 2.10. Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.
   11. 2.11.Принципы организации снабжения офиса.
   12. 2.12. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
   13. 2.13. Основы бухгалтерского учета.
   14. 2.14. Деловой этикет.
   15. 2.15. Иностранный язык.
   16. 2.16. Техническое оснащение офиса.
   17. 2.17. Правила пользования оргтехникой.
   18. 2.18. Правила внутреннего трудового распорядка.
   19. 2.19. Основы трудового законодательства.
   20. 2.20. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
3. Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно ___________.
5. На время отсутствия офис-менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Специализация

В продажах есть много направлений, которые зависят от сферы деятельности компании и ее подхода к бизнесу.

Вы можете работать:

1. В оптовых и розничных продажах. В первом случае вы чаще всего имеете дело с торговыми сетями, во втором – с конечным покупателем.
2. С услугами и товарами.
3. В офисе, торговом зале или “в поле”, как, например, агенты по недвижимости. Это тоже менеджеры по продажам и им приходится часто выезжать на объекты, показывать квартиры, дома, производственные и офисные помещения потенциальным покупателям или арендаторам.
4. В активных или пассивных продажах. В первом случае вам нужно искать клиентов, во втором – они сами находят вас через сайт, соцсети и другие площадки.

Да, есть из чего выбрать. Но пока не попробуете, вы не узнаете, где больше нравится и где лучше перспективы. Иногда в небольшом рекламном агентстве менеджер может заработать больше, чем на оптовых продажах холодильного оборудования. Многое зависит от руководства и политики компании.

Если уже задумываетесь, как найти работу, то определитесь, в какой сфере вы хотели бы применить свои навыки и что вам интересно было бы продавать. А затем начинайте поиски. Разместите резюме на hh.ru, просмотрите доступные вакансии и оставьте отклики, загляните на сайты компаний своего города, ведь там обычно есть раздел с вакансиями.

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.
6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Должностная инструкция офис-менеджера: источники требований для персонализованного документа

При составлении персональной должностной инструкции для любой должности учитывайте, что:

• документ должен сохранить общепринятую типовую форму;
• инструкция должна быть компактной и отражать общие функциональные обязанности сотрудника, но с достаточной детализацией, чтобы можно было определить точный характер функций;
• должностные функции также связываются с другими внутренними документами компании, где могут быть конкретизированы более подробно.

Учетная политика разрабатывается отдельно, менеджерским и бухгалтерским персоналом, согласовывается с учредителями. Участие кадрового менеджера в разработке этого документа официального внутреннего учета опосредовано. При этом при разработке корпоративной политики кадровый отдел является основным исполнителем, источником требований, так как обязан урегулировать все коммуникации между сотрудниками, а также описать функции для достижения эффективных условий работы.

Функции офис-менеджера связаны напрямую с корпоративной этикой и политикой, потребностями в организации работы руководителей, рабочими связями между персоналом. По этой причине описание должностных обязанностей офис-менеджера является прерогативой кадрового менеджера, который должен учесть весь объем коммуникаций, который потребуется отслеживать сотруднику.

Документы-источники

Источником требований и функций для должности офис менеджера может быть ряд внутренних документов, на которые можно сослаться в инструкции, чтобы обеспечить компактное изложение:

Учетная политика компании – это бухгалтерский документ, заверяемый в форме приказа руководителя. Он фиксирует особенности хозяйственного учета, в который, как известно, входит хозяйственный и оперативный учет. Хозяйственный учет, в свою очередь, делится на бухгалтерский и управленческий учет.

Учетная политика является внутренним документом, синхронизирующим процессы учета и опирающаяся на корпоративные правила и общие требования к учету. Она конкретизирует и формализует все формы учета, но отличается по характеру от внутрикорпоративного документа корпоративной политики.

• Корпоративная политика – это документ, определяющий правила деловых взаимоотношений на фирме, они могут носить этический или функциональный характер. Подпись директора формальна, в основном такие документы утверждаются на заседании учредителей, но это не является обязательным требованием, как с Учетной политикой. Корпоративные документы могут быть просто внедрены и не заверяться.
• Правила техник безопасности – документ, редко применяемый к должности офис-менеджера, регламентирует поведение сотрудника по отношению к технической безопасности.
• Трудовой кодекс РФ (КЗоТ) – свод актов и правил, которым не должны противоречить любые внутренние документы.
• Гражданский кодекс – еще один свод правил, соблюдение которых должно отслеживаться во всех внутренних документах компании.

Юридическая подоплека

Обратите внимание, что компания не может описать требования к сотруднику, нарушающие нормы Трудового и Гражданского кодекса, который определяет законное поведение частных лиц. Кроме того, несоответствие должностной инструкции законным нормам может повлечь обоснованные претензии сотрудника и судебную компенсацию морального ущерба, а также крупное выходное пособие в случае увольнения

Стоит отметить, что должность офис-менеджера предполагает знание многих внутренних нюансов, без которых не существует ни одна компания. По этой причине нужно придавать особое значение не только организации офисных процессов, которые помогут избежать возможных законодательных нарушений в работе, но и организуют эффективную работу всех участников.

Это справедливо не только для офис-менеджера, но и всего офисного персонала, которым он управляет. Работники офиса могут быть свидетелями разных ситуаций, поэтому в организациях, чтобы исключить как негативные проявления, так и участие в них незаинтересованных лиц, следует тщательно прорабатывать должностные инструкции.

Обучение на офис-менеджера

Эту профессию выбирают и студенты, и опытные профессионалы, что обусловлено большим количеством вакантных мест. Если специалист желаете получать более высокую зарплату, то должен пройти обучающий курс по специальности «офис-менеджер» или «делопроизводство».

К специалисту выдвигаются минимальные требования:

• безупречная грамотность;
• умение работать на ПК и с офисной техникой (принтер, факс и другая);
• приветствуется опыт работы.

Руководители отдают предпочтение специалистам, которые имеют гуманитарное образование — это журналисты, педагоги, архивные работники, филологи и другие.

Курсы Офис-менеджеров

МАЭО (Международная Академия Экспертизы и Оценки) (Дистанционно)

На этом курсе можно получить профессию управляющего недвижимостью за 3 месяца и 10 000 руб.: — Одна из самых доступных цен в России; — Диплом о профессиональной переподготовке установленного образца; — Обучение в полностью дистанционном формате; — Сертификат соответствия профстандарту стоимостью 10 000 руб. в подарок! — Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.

Вузы

Московский гуманитарный университет, МосГУ

Маркетинг (Факультет экономики, управления и международных отношений)

Национальный исследовательский технологический университет «МИСиС»

Менеджмент (Институт экономики и управления промышленными предприятиями)

Институт бизнеса и дизайна

Маркетинг (Факультет управления бизнесом)

Московский государственный университет пищевых производств

Менеджмент (Институт управления и агробизнеса)

Всероссийская академия внешней торговли Министерства экономического развития России

Менеджмент (Экономический факультет)

Необходимые личные качества

Поручения, которые получает офис-менеджер, как правило, нуждаются в срочном и оперативном выполнении. Поэтому от претендента на должность требуется, прежде всего, исполнительность, расторопность и пунктуальность. Также важна хорошая память и умение концентрироваться. Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании.

Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч.

Полезные знания, вроде номера телефона хорошего электрика или службы доставки обедов, тоже не помешают. Ведь во многих компаниях порядок в офисе, а также сытость сотрудников контролируются тоже менеджером.

Что «скрывает» офис-менеджер?

Офис-менеджер – человек, без которого невозможно представить ни один крупный офис. Вопреки этому, мало кто знает, как много обязанностей у офис-менеджеров, кроме нахождения на ресепшене и ответов на многочисленные вопросы сотрудников компании. Мы поговорили с самым опытным офис-менеджером ISsoft Натальей Рачковой о ее работе.

Работа офис-менеджера – это работа, которую нельзя проспать. Поскольку в обязанности офис-менеджера входит наблюдение за порядком в офисе, он должен убедиться в этом до начала рабочего дня. Также офис-менеджеру приходится часто немного задерживаться после работы. В нашей компании работает три офис-менеджера, два – в офисе на улице Чапаева и одна сотрудница находится в офисе на улице Клары Цеткин.

Что входит в ваши обязанности?

В работу офис-менеджера входит не только встреча гостей и клиентов, но и другие менее интересные дела. Я работаю в компании уже более десяти лет, поэтому занимаюсь более ответственной работой. В мои обязанности входит ведение разных отчетов, подготовка документов для заказчиков, оформление командировок, украшение офиса к Новому году. И самая необычная для профессии обязанность – я веду одну из групп по английскому языку.

Когда я только пришла в ISsoft, компания насчитывала около восьмидесяти сотрудников. Тогда среди моих дел были встреча гостей, посетителей, кандидатов, распределение почты и звонков, заказ обедов, доставка воды, хозяйственных и канцелярских принадлежностей, порядок в офисе, помощь на мероприятиях офиса и его украшение.

Мы часто общаемся по работе со всеми сотрудниками, поэтому многих знаем по имени. Несколько лет назад я занималась кадрами, тогда я знала всех даже по отчеству. Конечно, это не входит в наши обязанности, но всем приятно, когда их запомнили по имени, да и ты знаешь с кем здороваешься.

Что нравится в работе больше всего?

Очень нравится раздавать бонусы сотрудникам: в честь Дня Рождения, свадьбы и рождения ребенка. Особенно приятно поздравлять тех, кто получает бонус впервые. Несмотря на доступность информации о бонусах, сотрудники почему-то об этом не помнят. Поэтому для новеньких бонус – частенько приятная неожиданность.

Один из приятных моментов – занятия по английскому языку с группой сотрудников. По образованию я переводчик английского языка, поэтому два занятия в неделю перед работой приносят мне много положительных эмоций. Еще в детстве я хотела преподавать английский, можно считать, что моя мечта сбылась в ISsoft.

Не менее интересно гулять с заказчиками по городу, ездить с ними на экскурсии и шопинг за сувенирами, когда их команда не может составить им компанию.

Как получилось, что вы стали вести группу по английскому?

Десять лет назад в компании тоже были курсы английского. И когда уволилась одна преподавательница, я предложила свою кандидатуру. Вот уже десять лет у меня самые лучшие студенты.

Почему бы не работать переводчиком или вести курсы в частной английской школе?

По образованию я не преподаватель, а переводчик. Я люблю английский язык, провела много времени в английской семье в Великобритании, именно поэтому мне не хочется терять знания и мой знаменитый британский акцент. Но делать из этого рутину и думать о том, что нужно готовиться к парам и вести занятия пять дней в неделю я не хочу. А график, по которому я преподаю в компании, позволяет делиться знаниями и не ставить такую работу на поток.

Есть ли какие-то традиции, которые хотелось бы «привезти» из Великобритании в нашу культуру?

Да, пожалуй, это были бы открытки-благодарности. Их принято дарить после мероприятий, посещения друзей и праздников в их кругу. Небольшие открытки с парой строк, выражающих признательность хозяину вечеринки.

За десять лет работы что-то изменилось?

Ощущения, наверное, те же. Всегда нравилось и нравится работать. С ходом времени обязанности менялись, стали серьезнее, поэтому я чувствую свою значимость. Все происходит довольно последовательно, ведь логично, когда новые сотрудники занимаются более простыми, но тоже важными обязанностями.

С какими сложностями сталкиваетесь?

Постоянных сложностей нет. Как и у всех, у нас бывают авралы, например, когда непредсказуемо большое количество сотрудников едет в командировку. Приходится просто отложить все дела, собраться и заняться этой задачей. Иногда случается такое, когда нет второстепенных задач, а все надо сделать в один момент: ты хватаешься за одно, потом надо решить другое и так далее. Сложнее всего – середина и конец месяца, когда всем нужно заполнить Intacct, а нам проверить правильно ли все внесено.

Где можно получить профессию офис-менеджера?

МАСПК приглашает Вас пройти курсы повышения квалификации офис-менеджера. Мы предлагаем передовые технологии дистанционного образования с выдачей диплома установленного образца.

.

Российский институт профессионального образования «ИПО» — проводит набор учащихся на получение специальности Офис-менеджер, профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Обучение в ИПО — это удобное и быстрое получение дистанционного образования. 200+ курсов обучения. 8000+ выпускников из 200 городов. Сжатые сроки оформления документов и обучение экстерном, беспроцентная рассрочка от института и индивидуальные скидки. Обращайтесь!

Получить профессию офис-менеджера очень просто, так как никаких жестких требований по специальному образованию таких специалистов предъявлять не принято. Ознакомиться с основными принципами и нюансами работы можно либо на специальных курсах, либо непосредственно в процессе деятельности.

Отметим, что на должность офис-менеджера могут принять практически любого человека, независимо от того, имеется у него средне-специальное или высшее образование. Но необходимо учитывать, что при других равных условиях большинство работодателей отдают предпочтение соискателям, имеющим высшее образование, желательно гуманитарное или экономическое.

Компьютерные курсы, которое подтвердят уверенное владение офисными программами и приложениями могут помочь в устройстве на работу. Кроме того, в зависимости от организации могут потребоваться знания иностранных языков, дипломы по психологии, экономике, юриспруденции.

В настоящее время курсы офис-менеджеров на факультетах менеджмента и делопроизводства предлагают многие российские институты и университеты. В том числе и такие лучшие ВУЗы России, как:

• Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана;
• Ростовский международный институт экономики и управления;
• Государственный университет управления;
• Санкт-Петербургский государственный университет;
• Юго-Западный государственный университет.

Московский городской университет управления Правительства Москвы

Москва

Менеджмент

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	20 500 000,00 ₽

Московский государственный институт международных отношений (университет) Министерства иностранных дел Российской Федерации

Москва

Менеджмент

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	598 000,00 ₽
Бакалавриат	Очная	598 000,00 ₽

Национальный университет «Высшая школа экономики»

Москва

Менеджмент

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	400 000,00 ₽
Бакалавриат	Очная	420 000,00 ₽
Бакалавриат	Очная	420 000,00 ₽

Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова (МГУ)

Москва

Менеджмент

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	400 000,00 ₽
Бакалавриат	Очная	325 000,00 ₽
Бакалавриат	Очная	182 000,00 ₽
Бакалавриат	Очная	325 000,00 ₽

Всероссийская академия внешней торговли

Москва

Менеджмент

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	340 000,00 ₽

Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова

Москва

Менеджмент

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	340 000,00 ₽
Бакалавриат	Заочная	105 000,00 ₽
Бакалавриат	Очно-заочная	115 000,00 ₽

Одинцовский гуманитарный университет

Одинцово

Менеджмент

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	340 000,00 ₽

Финансовый университет при Правительстве РФ

Москва

Менеджмент

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	324 000,00 ₽

Российский университет дружбы народов

Москва

Менеджмент

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Заочная	123 750,00 ₽
Бакалавриат	Очная	315 000,00 ₽
Бакалавриат	Очно-заочная	130 000,00 ₽

Институт государственного администрирования

Москва

Менеджмент

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Заочная	88 700,00 ₽
Бакалавриат	Очная	291 800,00 ₽
Бакалавриат	Очно-заочная	92 800,00 ₽

Плюсы и минусы профессии

Современный менеджмент – это профессия очень многогранная, позволяющая реализовать себя людям с большими амбициями, обширными знаниями и стремлениями. Подобного рода деятельность имеет свои положительные и отрицательные стороны.

Плюсы профессии:

• большие перспективы для карьерного роста и профессионального развития;
• высокая востребованность на рынке труда, где особенно ценятся опытные профессионалы;
• реальная возможность иметь стабильные и высокие заработки, а также интересную и разноплановую трудовую деятельность;
• возможность для личностного и профессионального роста, общение с другими людьми, образование профессиональных связей и навыков;
• возможность разъездной деятельности, связанной с командировками, выставками, конференциями и так далее.

Минусы профессии:

• уровень конкуренции среди профессионалов высок, побеждает в ней самый опытный и эффективный специалист;
• на начальном этапе работы зарплата может быть невысокой;
• работа в режиме многозадачности и ограничении во времени, в связи с чем деятельность связана со стрессовыми ситуациями;
• индивидуальная ответственность за принятые управленческие решения;
• большое количество напряженной и рутинной работы;
• заработная плата часто зависит от результатов выполненной работы.

Некоторые выпускники вузов считают, что менеджер и продавец – это одно и то же. Но такое представление абсолютно неверно. Полномочия и ответственность менеджера намного шире, чем у торгового работника, который имеет узкий спектр трудовых обязанностей.

Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер подчиняется напрямую руководителю предприятия — именно от решения директора зависит его утверждение на должность и увольнение. В связи с этим обязанности офис-менеджера связаны в основном с выполнением прямых распоряжений руководства. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечивать бесперебойную работу офиса и координировать взаимодействие отделов между собой.

В связи с этим можно выделить основные должностные обязанности офис-менеджера:

• обеспечение бесперебойной работы офиса, включая секретарскую, курьерскую службу, водителей и техперсонал;
• систематизация и поддержание порядка в организационной документации;
• прием/распределение поступающих телефонных звонков (организация работы секретарского/диспетчерского состава);
• распределение рабочих обязанностей офисных сотрудников (секретарей, курьеров, диспетчеров, водителей, технических сотрудников и т. д.);
• обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами, контроль за соблюдением дресс-кода (при его наличии);
• разработка и исполнение бюджета на офисные нужды;
• организация обеспечения офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью и техникой, расходными материалами и пр.);
• обеспечение хранения вверенных ему материальных ценностей;
• организация порядка использования офисной техники, в случае ее неисправности вызов соответствующих техников для проведения ремонтных работ, обеспечение модернизации техники и программного обеспечения;
• организация встреч, приема гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе;
• планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий;
• организация офисного документооборота / деловой корреспонденции, координация работы по ведению делопроизводства;
• контроль за соблюдением офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведение табеля учета рабочего времени подчиненных;
• координация завершения/начала трудового дня.

Кофе

Кофемашина – без этого центра притяжения, кажется, работа была бы невозможна. Ее наличием в офисе никого не удивишь, а вот сиропы могут принести еще больше радости и вкусов. Кстати, ошибочно думать, что перерывы на чашечку ароматного и бодрящего напитка нарушают трудовой процесс.

Они проанализировали 13 разных исследований со всего мира, участниками которых были преимущественно сотрудники, работающие посменно. Испытуемых разделили на две группы: одной давали кофеин, а второй плацебо. Потом людей просили выполнить различные задания на память и концентрацию, и потребители кофе справлялась с ними намного лучше.

Куда расти рекрутеру

Казалось бы, работники HR-сферы всё знают о том, как подниматься по карьерной лестнице. Но сами они нередко рискуют оказаться сапожниками без сапог. Собственно, расти рекрутер может в двух направлениях.

Горизонтально

Здесь всё просто: чем больше у вас навыков и умений, тем эффективнее вы закрываете вакансии. А это часто напрямую влияет на ваш заработок. Запись в трудовой при этом может не меняться.

Вертикально

Говорить о штатном расписании здесь бесполезно, так как одна и та же должность в разных компаниях может называться по-разному. Так что снова пробежимся по функциональности.

HR-директор (начальник отдела, главный HR-специалист)

Неважно, как называется должность, — мы говорим о руководителе отдела по подбору персонала. А значит, он отвечает не только за поиск сотрудников, но и за их адаптацию, мотивацию и то, как долго они задержатся в компании

На этой позиции специалист принимает больше решений, но при этом ответственность за ошибки подчинённых в некоторой степени ложится и на него.

В конкретной компании могут быть промежуточные позиции между рядовым HR-специалистом и «самым большим начальником».

HR-бренд-менеджер

Это сравнительно новое для России направление. К сожалению, многие крупные компании из «старой гвардии» до сих пор не осознают, что не только они выбирают сотрудников из множества соискателей. Специалисты тоже решают, заслуживает ли организация их внимания. Это особенно актуально для IT-отрасли, которая постоянно испытывает кадровый голод. Если у учреждения дурная репутация, то толковые сотрудники будут обходить её стороной. Ведь они могут позволить себе выбирать.

Но много и организаций, которые осознали важность HR-брендинга и формирования хорошей репутации компании как работодателя. И речь не про подтирание неугодных комментариев на сайтах с отзывами о нанимателях

Здесь важна работа над тем, чтобы действующие сотрудники были лояльны и не хотели уходить, а потенциальные — мечтали работать именно в этой компании. Чтобы дорасти до позиции HR-бренд-менеджера, нужно хорошо разбираться в маркетинге и PR.

Хедхантер

Кажется, что охотники за головами занимаются тем же, что и рекрутеры. Отчасти это так, но их работа происходит совершенно на другом уровне. Хедхантер ищет персонал на ключевые позиции. А там редко ждут кого-то, кто остался без работы и рассылает резюме. Сотрудников на эти должности переманивают.

Следовательно, хедхантер должен не просто быть специалистом в HR. Ему понадобится мастерство психолога и обширные связи. Ему предстоит найти крутого профессионала, выйти на него, понять его мотивацию, сделать интересное предложение и добиться согласия. А это непросто — особенно с учётом того, что за такого специалиста обычно готовы побороться.

Карьерный консультант

Бывает, что рекрутер переходит на сторону соискателя и помогает ему найти идеальную работу. Составлением резюме и подготовкой к собеседованию всё не ограничивается. Тем, кто устал или достиг потолка в своей профессии, консультант помогает грамотно перепрофилироваться. А тем, кто метит на должность повыше, — заполнить пробелы в знаниях. В общем, это такой проводник на тернистом карьерном пути.

Разумеется, чтобы быть успешным, карьерному консультанту надо обладать широчайшим спектром знаний. Например, хорошо понимать, какими навыками должен обладать специалист в той или иной отрасли.

Не покупайте кофемашину

Кофе пьют все или почти все сотрудники. Это и утренний ритуал, и возможность окончательно проснуться, и желание что-то обсудить на общей кухне.

Отбирать такую возможность не стоит, но можно сократить расходы фирмы. Например, вместо покупки кофемашины, её можно брать в аренду. Многие компании не берут плату за аренду, если поставляют вам зёрна.

Это удобно ещё и тем, что, если машина сломается, не нужно тратиться на её ремонт. Новую привезут намного быстрее, чем успеют отремонтировать старую. В случае роста коллектива можно будет сменить кофемашину на более производительную. А платить будете только за зёрна.