Обязанности руководителя проекта

Почему проджект в онлайн-школе — это ключ к масштабированию онлайн-школы?

Стремительное развитие сферы EdTech породило множество профессий, каждая из них важна по-своему и служит для решения конкретных задач. Но есть одна профессия, которая является локомотивом и ключом к масштабированию и развитию онлайн-проекта. Это грамотный проджект-менеджер.  

Если говорить аллегориями, то это бригадир на строительстве крупного объекта. Без него бригада не сможет полноценно работать, будет постоянно делать перекуры и не достигнет поставленной цели. А под опытным управлением бригадира люди не будут сидеть на месте, а быстро и качественно выполнят поставленные задачи. 

Проджект всегда работает «в полях» и является правой рукой и помощником продюсера. Он руководит не только внутренним штатом сотрудников, но и сторонними специалистами, которым делегированы отдельные этапы работы.  Следит, чтобы все процессы проходили без сбоев, при необходимости включается в рабочий процесс и направляет ход работы в нужное русло. Он должен уметь правильно и четко отдавать поручения, прорабатывать техническое задание, чтобы подрядчики и сотрудники понимали, что именно от них требуется. 

Важнейшей задачей менеджера проектов является достижение поставленных целей в обозначенный срок. При этом он на 100% должен задействовать ресурс подведомственной ему команды. А это значит: 

• распределить силы и время; 
• предугадать риски и обойти их; 
• распределить бюджет проекта; 
• грамотно излагать задачи; 
• следить за ходом их выполнения; 
• грамотно направлять команду и при необходимости вносить изменения в процессе; 
• следить, чтобы сотрудники не отклонялись от курса; 
• мотивировать людей и заряжать энергией; 
• взаимодействовать с каждым членом команды в режиме обратной связи. 

Этот список можно еще долго продолжать, однако отдельно добавим к этим пунктам ответственность за сбор требований к проекту и анализ итоговых показателей. Если перед командой ставится масштабная задача, то он должен разбить ее на более мелкие, найти вектор их решения и правильно распределить между сотрудниками. При этом выполнение отдельных задач он может взять на себя. Еще он проводит все коммуникации в рамках вверенного ему проекта. 

Проджект-менеджер — это пример для команды. Если он профессионал своего дела, эмоционально правильно настроен, горит работой, то и его люди будут следовать за ним и в итоге обеспечат успех всему мероприятию.  

Вы спросите: «Но если это настолько важная фигура в проекте, чем же он отличается от продюсера?» Об этом рассказываю ниже. 

Обучение управлению проектами

Ваша карьера может начаться с того, что вы получите должность менеджера проекта или степень бизнес-администратора. Однако отсутствие диплома по управлению проектами не является недостатком. Но если вы будешь изучать его ежедневно в академической среде, то у вас будет преимущество.

На самом деле, project management не принадлежит только одной отрасли. Обычно проекты относятся к разным сферам бизнеса, таким как: программное обеспечение, искусство, логистика, экономика, лингвистика и так далее.

Фактически, дизайнерское агентство может потребовать, чтобы вы имели степень в области искусства или дизайна для лучшего понимания данной деятельности. В этом случае обучение управлению проектами полностью зависит от вашей собственной воли и желания улучшить себя профессионально.

Любое высшее образование может оказаться полезным для будущего менеджера проекта, поскольку академический мир учит вас, как учиться и постепенно приобретать знания

Это важно для руководителя проекта, которому, возможно, придется узнать всё об основной области нового проекта за короткое время. Саморазвитие, самообучение и желание постоянно развиваться в течение жизни, жизненно важны для поддержания вашей карьеры на высоком уровне

Прежде чем выбрать степень, посмотрите, как управление проектами работает в реальной жизни. Обучение в колледже не поможет вам увидеть реальные последствия ваших решений. А работа с реальным проектом может научить вас всем принципам учета и управления результатами.

Еще один способ обучения — получить похожую должность. Вам не обязательно начинать карьеру в качестве проджект-менеджера. Вы можете начать с управления небольшими проектами, продуктами или даже командами.

Кроме того, вы можете пройти стажировку в этой области. Не стоит расстраиваться, если работа, которую вы будете выполнять, не будет работой всей вашей жизни. Иногда всё, что нужно, это найти другой проект для работы. Все руководители проектов мечтают работать в области, которая на самом деле является одним из их хобби. Если ваше хобби в сфере бизнеса — вам повезло.

Чего ждут от проектных менеджеров

Работодатель рассчитывает, что проджект-менеджер сможет быстро набрать и замотивировать команду, а также партнёров по проекту. Он должен уметь пользоваться системами планирования (Jira, Trello, диаграммы Ганта и другие), ставить грамотные ТЗ и задачи команде, контролировать их выполнение, соблюдать сроки. Компании ждут на этой позиции человека, который готов быстро включиться в проектный процесс и начать работать на результат. Образование обычно запрашивают такое же, как у продакта, а опыт работы в конкретной сфере не так важен.

Зарплата проджекта в Москве, по данным hh.ru, стартует от 80 000 рублей, и быстро стремится вверх — с опытом сотруднику могут начать доверять всё более сложные задачи, и, соответственно, платить больше. Карьерный рост проджектов — это тоже движение к более ответственным проектам. Начинать можно с запуска страницы образовательного курса на сайте — и дорасти до проджекта, который работает над большим образовательным порталом и приложением популярных онлайн-курсов. Главное — упорство, труд и отточенные soft skills.

Сейчас мы наблюдаем не только взрыв интереса к этим профессиям среди работодателей, но и кратный рост количества будущих специалистов, которые собираются осваивать специальности продакт- и проджект-менеджера. Обучаясь на продакта в GeekUniversity, вы освоите все необходимые навыки и закрепите их: создадите собственный продукт совместно с дизайнерами и разработчиками. Аналогичная практика ждёт и проджект-менеджеров, которые будут работать над продуктами вместе с продактами.

Достоинства и недостатки

Один из плюсов уже назван. Это то, что менеджер проектов в принципе может найти себе место в любой области деятельности. Однако отсюда же происходит и серьезный минус: не все достаточно четко представляют, зачем вообще нужен такой специалист. Вот и получается, что в разных организациях его обязанности неодинаковы. В одних случаях проектным менеджерам доверяют подбор исполнителей, составление текущих и перспективных планов, принятие оперативных решений. В других поручают им только функции секретаря и простого координатора, а к сколько-нибудь важным делам и даже значимой информации не подпускают. Если говорить о реальном менеджменте проектов, то это довольно нервная работа. Придется постоянно:

• быть в курсе состояния какой-то сферы деятельности, возможно, и не одной;
• изучать хотя бы в общих чертах, «кто что делает и зачем»;
• следить за новостями в смежных профессиях;
• уметь быстро принимать решения при недостатке информации;
• находить контакт с самыми разными людьми и даже помогать им налаживать рабочие связи между собой;
• моментально переключаться между разными проектами.

Зато это идеальная сфера приложения сил для общительных людей, которые готовы к таким рискам, к постоянной эмоциональной и интеллектуальной нагрузке. Работа проектным менеджером приучает к ответственности и к умению быстро подстраиваться под самую сложную ситуацию. Даже если на работе или в повседневной жизни на такого человека «сваливается» сразу несколько проблем, решение их будет найдено максимально быстро и эффективно. Во многих сферах проектные менеджеры часто путешествуют, порой даже за рубеж – это можно считать и плюсом, и минусом.

Таким специалистам приходится мириться с информационной перегрузкой. И не только с информационной: для непосредственных исполнителей и их руководителей любое дело, любое осложнение в этом деле эмоционально окрашено. Как бы ни абстрагировался менеджер от этих эмоций, они все равно будут настигать его. А если какой-то замысел проваливается, пусть даже по объективным причинам, которые нельзя было спрогнозировать, виноватым чаще всего оказывается как раз ответственный за проект.

Чем занимается Project-менеджер

PM общается с клиентами и собирает требования к проекту. По сути, он анализирует потребности заказчика и покупателя продукта. После чего ставит цели всей команде и распределяет задачи между участниками. Проджект-менеджер не просто командует, он на протяжении всего проекта выполняет роль связующего звена между заказчиком и своей командой.

PM устанавливает сроки выполнения задач для каждого специалиста в команде. На плечи менеджера проекта ложиться ответственность за просроченные дедлайны разработчиков, дизайнеров и тестировщиков. Нужно быть готовым найти выход из ситуации. А также многое придётся дорабатывать самостоятельно, чтобы проект был готов вовремя.

Проджект-менеджер плюс ко всему контролирует бумажную составляющую работы: техническое задание, договоры. Также этот специалист отчитывается перед заказчиком на протяжении всего процесса разработки.

Адаптация проектного менеджера в коллективе

При приеме на работу кандидатов без опыта, HR-специалисты смотрят в резюме на следующую информацию:

1. Личная информация. Нужно рассказать о себе и своих увлечениях. Специалисты по кадрам смотрят, что соискатель желает получить от работы в компании и чем она интересна.
2. Уровень владения английским.
3. Курсы, которые окончил кандидат и места прохождения практики. Далее будут интересны навыки владения инструментами для решения задач. Иногда HR-специалисты просят дать ссылки на страницы в соцсетях.

– Если говорить об опытном проект-менеджере, то скорее коллектив адаптируется к нему, а не наоборот.

Особенности адаптации проект-менеджера напрямую связаны со спецификой работы и требуемых в этой профессии качеств.

Проект-менеджер – это человек с проактивной позицией. Тот, кому «больше всех надо». Если раньше проект-менеджер воспринимался как диспетчер, то сейчас это лидер, который берет на себя ответственность и несет её в связке с лицом, принимающим решения.

Постоянно отслеживать проект, быть на связи 24/7, быстро принимать решения и нести за них ответственность, находиться под давлением дедлайнов – непросто даже для опытных руководителей. Следовательно, нужно развивать стрессоустойчивость и решительность, чтобы не паниковать, если вдруг не работает код или заказчик требует поменять дизайн. Для проект-менеджера нет понятия «внезапно». Можно не знать, что конкретно пойдет не так, но нужно быть готовым к этому и иметь ресурсы, чтобы всё исправить, – комментирует Полина Ганкович.

Качества менеджера проекта

Гибкие навыки для себя:

• умение переспрашивать до тех пор, пока в голове не сложится ясная картина;
• умение быть в меньшинстве и не терять самообладания, когда кто-то не поддерживает тебя;
• стрессоустойчивость;
• привычка работать в многозадачном режиме. Поможет правильно распределять свою нагрузку, приоритизировать задачи, принимать правильные решения в меняющихся условиях и под давлением;
• любовь к сложностям и необычным задачам;
• критическое мышление. Поможет выходить из сложных ситуаций.

Для работы с командой:

оптимизм

Как бы всё ни было плохо, твоя обязанность поднимать настрой клиенту и команде и не переносить на них свои страхи;
пунктуальность;
умение оценивать срочность задач, отделять важное от второстепенного, не паниковать и не кидаться решать задачу сразу, когда она появилась;
умение формулировать свои мысли;
хорошо развитая эмпатия, чтобы правильно улавливать состояние клиента и участников команды;
аналитический ум. Поможет взвешивать имеющиеся данные и факторы, чтобы оценивать риски, пессимистичные и оптимистичные сценарии и выводить из них нечто реалистичное

Это поможет управлять ожиданиями клиента;
самоорганизация и эффективное управление временем. Поможет грамотно управлять задачами и укладываться в дедлайны;
умение находить нестандартные решения;

Для работы с клиентом:

• желание докопаться до сути вещей, постоянно задавать себе вопросы «чтобы что?», «почему так?» и т.д.;
• исполнительность;
• гибкость ума;
• коммуникабельность и грамотная речь. Важны, чтобы правильно донести информацию о принятых решениях, мотивировать команду, направить клиента на размышления в полезном для проекта русле.

Что надо знать и уметь

Профессия менеджера проектов в IT на 90% построена на софт-скиллах

Такому специалисту важно налаживать общение с клиентом и командой, решать конфликты, правильно планировать ресурсы. Можно разобраться в инструментах и методиках планирования, но «мягкие навыки» будут базой для менеджера проектов

«Будет плюсом, если вы знаете методологию разработки. В сообществе есть мнение, что можно хорошо делать проекты только за счет сильных софт-скиллов. Иногда это действительно так. Но на собеседовании вас, скорее всего, спросят, что такое Scrum и Agile, работали ли вы по Waterfall. Начинающему менеджеру нужно в этом ориентироваться», — говорит Яна Ганина, руководитель курса «Менеджер проектов».

Проджекту понадобится много разных знаний и умений — большая часть из них появляется вместе с опытом в реальных проектах. Но вот те навыки, с которыми стартовать будет проще:

• выстраивать отношения с клиентом
• решать конфликтные ситуации
• делать прототипы
• построить с командой план работы: определить цель, последовательность и объем задач
• формулировать задачи для команды (разработчиков, аналитиков, дизайнеров и т. д.), декомпозировать их — делить большую задачу на несколько маленьких
• выстраивать процессы производства
• работать с командой — искать и приглашать нужных специалистов, объяснять задачу
• знать процесс производства в IT
• понимать, как устроен интернет, что такое бэкенд, фронтенд и API
• знать основные принципы Agile
• тестировать продукт

Менеджер проектов в IT большую часть времени занимается настройкой коммуникаций. Поэтому эмпатия — его главный инструмент. Здесь многое зависит от того, какой вы человек. Инструменты только помогают выполнить задачу клиента вовремя и правильно.

Обучение и поиск работы

Базовые моменты для освоения этой профессией дает любой другой опыт в любой другой профессии. Но ограничиться этим и просмотром тематических роликов в интернете невозможно. Обязательно надо постараться попасть на тематическую стажировку в студию либо агентство с соответствующей специализацией. Можно также попробовать записаться на очные подготовительные курсы. Поиск работы лучше всего вести в привычной сфере. Пришедшим в менеджеры проектов из медицины — в коммерческих клиниках, управляющим продажами — в торговой сфере и так далее. Также следует учитывать:

• необходимость внимательно изучать список должностных обязанностей перед откликом на вакансию;
• путаницу в описаниях вакансии менеджеров проектов с менеджерами по продажам, маркетологами и так далее;
• необходимость прохождения тестов;
• оптимальные параметры этих тестов (хорошие кадровики в хорошей компании оценят менеджера по проектам за пару часов, а не станут проводить многочасовые испытания);
• возможность устроиться почти на любую вакансию без опыта или с минимальным опытом.

Проблемы карьеры проджект-менеджера

Карьера в управлении проектами не идеальна. Как и у любой другой работы, у неё есть свои недостатки. Реальность такова, что это может быть трудной работой, и вы должны быть подходящим человеком, чтобы делать это и справляться со всеми проблемами.

Некоторые руководители могут даже работать в течение долгих напряженных часов, чтобы убедиться, что проект будет реализован согласно графику, и будет выполнен до установленного срока.

Более того, не ждите, что вы, как руководитель проекта, просто вернетесь домой и сможете легко абстрагироваться от своей работы. Многие руководители отслеживают свои проекты, отвечают на электронные письма и остаются на связи со своей командой даже после работы или в выходные дни.

Если вы работаете в небольшой компании, в которой вы являетесь единственным руководителем проекта, то вы можете взять на себя все обязанности. Это означает, что вам нужно будет управлять несколькими проектами сразу и выделять достаточно ежедневного времени для управления в каждом из них.

Если вы только начинаете свою карьеру, это может оказаться для вас неразрешимой проблемой, поскольку у вас еще нет необходимых знаний, чтобы соответствующим образом управлять своим временем.

С другой стороны, у вас может не получиться подобрать проект, над которым вы будете работать. Это означает, что вы получите небольшие проекты, с которыми будете тратить время впустую.

Точно так же вы можете столкнуться с проектом, связанным с областью, которая вас не интересует. Это будет препятствовать вашему желанию узнать больше и получить полный контроль в этой сфере.

Ответственность, с которой сталкивается руководитель проекта, непроста для всех. Давление, связанное со своевременной реализацией проекта, может быть слишком сильным, если вы не привыкли к владению подобными полномочиями. Точно так же, если вы не переносите стрессы, держитесь подальше от сложных проектов или даже от этой профессии.

С другой стороны, будучи проджект-менеджером, вы можете сохранять полный контроль над тем, что происходит в процессе разработки проекта.

Однако, правда в том, что вы полностью зависите от того, чего хотят ваши клиенты. Не поймите это неправильно. Вы можете делать свои собственные предложения, но также вы должен проявлять гибкость в отношении любых изменений, которые может пожелать внести клиент в последнюю минуту, не жалуясь на них.

Топ-менеджмент часто получает возможность принимать окончательные решения. Это одна из причин, по которой управление проектами так сложно реализовать в компании, где топ-менеджеры и менеджеры проектов обладают одинаковыми полномочиями.

Кроме того, люди не всегда любят проджект-менеджеров. Сотрудникам нравятся хорошие менеджеры проектов, потому что они дают подробные и точные задания, внимательны и могут подавать пример. С другой стороны, плохие менеджеры проектов — это те, кто подчеркивает необходимость большого количества мета-работы: слишком много встреч, презентаций, отчетов о состоянии дел и мало фактических возможностей для работы и роста. Другими словами, руководители проектов посвящают себя в достижение ценного результата, а не в процесс разработки.

Есть также проджект-менеджеры, которые считают, что проект принадлежит им. Но дело не только в менеджерах проектов. Продакт-менеджеры и менеджеры программного обеспечения сталкиваются с одними и теми же проблемами, и правда в том, что любой сотрудник может быть сторонником мета-работы.

Неспособность раскрыться своим сотрудникам и выслушать их мнение может только оттолкнуть их. В течение вашей карьеры вы столкнетесь с трудными сотрудниками, и вам будет сложно заставить их понять вашу цель.

Чтобы заслужить уважение своей команды и избежать ненужных споров, научитесь активно прислушиваться к другим, сосредотачиваться на сотрудничестве команды, открыто общаться и стремиться к достижению реальных результатов в проекте, а не только оценивать и документировать.

Узнайте, как вы можете стать их наставником, и позаботьтесь о том, чтобы ваше руководство было максимально полезным и точным. Никого так не ненавидят, как проджект-менеджера, который выбрасывает случайные задачи без точных описаний или требований клиентов. Это может свидетельствовать о том, что вы мало знаете о предмете или требованиях клиента.

Цените людей и относись к ним с уважением. Никогда не смотрите на членов своей команды просто как ресурсы или машины, которые могут мгновенно выполнить любую задачу. Слушайте, понимайте и приспосабливайтесь к их собственным потребностям. Если вам не нравится работать с людьми, и не терпится дождаться, пока коллеги выполнят свои обязанности, возможно, вам не подойдет эта работа.

Образование

В принципе, обязанности менеджера проектов мы уже рассмотрели. Теперь стоит поговорить о том, каким должен быть самый настоящий управленец. Резюме менеджера проектов — это очень важный момент, истоит узнать, что в нем должно быть указано.

Например, важную роль играет образование. Если вы ИП, то можно обойтись и без него. Но в случаях, когда вы работаете «на дядю», придется побеспокоиться о наличии «вышки». Хорошо, если вы получите специальность менеджера. Но сойдет и экономическое образование, хотя оно не особо популярно среди управленцев.

Также неплохо было бы иметь в запасе несколько оконченных курсов по пиару, рекламированию и менеджменту. Если у вас был опыт в данной профессии — великолепно. Нет? Не так страшно, как может показаться. Гораздо хуже отсутствие другого навыка.

Где пройти обучение по специальности?

Быть руководителем – это значит не только отвечать за себя, но и нести ответственность за работу команды. Даже если вы хороший специалист в какой-либо сфере (копирайтер, дизайнер или программист), для управления коллективом этих знаний недостаточно. Поэтому помимо профильного образования необходимо еще обучиться менеджменту. Подходящие программы вы можете найти у разных онлайн-школ и университетов. Предлагаю рассмотреть наиболее популярные на сегодняшний день:

1. «Профессия Project manager» от Нетологии

Нетология – современный университет интернет-профессий. Участник проекта Skolkovo. На рынке онлайн-образования с 2011 года.

• Чему научитесь: решать задачи в условиях ограничений и проявлять нестандартные подходы; работать с проектами в любой сфере – от IT до ритейла; освоите этапы жизненного цикла продукта; управлять финансами и рисками для проектов; разрабатывать стратегию управления проектами с учетом сроков и исполнителей в рамках бюджета; составлять проектную документацию; оценивать результаты продвижения проекта.
• Формат обучения: 2 раза в неделю по 2 часа; живые лекции в Кампусе; бизнес-игра; домашние задания с проверкой и работой над ошибками; практические вебинары по итогам каждого блока; итоговый личный проект.
• Преимущества: диплом о профессиональной переподготовке; можно выбрать базовую или премиум программу; гарантирован возврат денег если курс не подошел (в течение первых трех уроков); помощь координатора группы; общение с сокурсниками в общем чате;  закрепление материала на практике по итогам каждого блока; предварительный тест по оценке уровня подготовки; преподаватели с практическим опытом; помощь в трудоустройстве.
• Длительность обучения: 6,5 месяцев.
• Кому подойдет: начинающим специалистам; новичкам в управлении проектами; руководителям и бизнесменам.
• Стоимость обучения: от 140 тысяч рублей за базовый курс или  160 тысяч рублей за премиум-курс.

2. «Профессия руководитель Digital проектов» от SkillBox

SkillBox – один из лучших онлайн-порталов дистанционного образования в России. Участник проекта Skolkovo, обладатель премии Рунета в области образовательных программ за 2018 и 2019 годы.

• Чему научитесь: управлять запуском проекта; контролировать работу команды; вести переговоры; формировать бюджет; управлять дизайнерами; освоите навыки технической грамотности; составлять отчеты.
• Формат обучения: видео уроки; практика с проверкой и работой над ошибками; защита дипломного проекта; всего 80 уроков, объединенные в 16 тематических модулей.
• Преимущества: доступ к материалам курса навсегда; обучение на практике в удобном режиме; постоянный куратор; диплом о профессиональной подготовке.
• Длительность обучения: 4 месяца.
• Кому подойдет: начинающим руководителям; менеджерам digital-проектов; специалистам в сфере IT.
• Стоимость обучения: 90 000 рублей за весь курс; в рассрочку по 4 500 рублей в месяц на год без переплат, или в кредит до трех лет.

3. «Project manager PRO в IT» от Product Live

Product Live – образовательный проект от SkillFactory, который специализируется на обучении digital-менеджменту руководителей любого уровня.

• Чему научитесь: основам проектного управления (бюджетирование, риски, качество, тестирование); навыкам коммуникации и управления командой; оформлять презентацию; разрабатывать дизайн-концепцию; анализировать результаты.
• Формат обучения: онлайн-уроки и домашние задания; симулятор управления проектами.
• Преимущества: профильное обучение; минимум теории и максимум реальных кейсов;  моделирование типичных ситуаций в процессе обучения; координатор и персональный тьютор; помощь в трудоустройстве; персональный сертификат; групповые проекты и работа в команде.
• Длительность обучения: 12 месяцев.
• Кому подойдет: специалистам в IT-сфере.
• Стоимость обучения: 115 500 рублей за полный курс или в рассрочку по 9 625 рублей на 12 месяцев, без процентов и переплат.

В чем отличие продюсера от prodject-менеджера онлайн школы?

Из-за похожего набора обязанностей менеджера проекта и продюсера не все до конца понимают, в чем между ними принципиальное отличие.  

Во-первых, разница состоит в том, что проджект, по сути, это заместитель продюсера или младший продюсер, который работает в операционке.  

Во-вторых, продюсер – это компаньон владельца онлайн-проекта или совладелец онлайн-школы. Он является предпринимателем (бизнесменом), который занимается стратегическим развитием проекта и продажами.  

Продюсер – не наемный сотрудник, в этом ключевое отличие. Но это не значит, что проджект со временем не сможет дорасти до позиции продюсера. 

Продюсер – генератор идей, которые помогает воплотить в жизнь проджект. Он фактически его вторые руки, глаза и уши. Однако у продюсера есть свой круг ответственности: 

• планирование, задачи и пути развития онлайн-школы; 
• руководство сектором продаж; 
• личный бренд эксперта и школы; 
• продвижение эксперта и курса в соцсетях, СМИ, на форумах и т.д.; 
• формирование информационной базы курса; 
• построение финансовой стратегии мероприятия; 
• обучение сотрудников; 
• методология программы; 
• реклама и репутация онлайн-школы; 
• юридические аспекты. 

Еще раз подчеркнем, что продюсер – это предприниматель в отличие от проджекта, который является привлеченным сотрудником. Не каждый человек сможет быть предпринимателем, многие опасаются неопределенности завтрашнего дня, боятся ответственности.  

Профессия проджект-менеджера актуальна, современна и перспективна. На рынке удаленных профессий на сегодняшний день представлено много курсов, обучающих этому направлению

Важно правильно выбрать среди всего многообразия предложений.