В чем заключается работа документоведа

Какая информация должна быть в тексте бумаги

В трудовом законодательстве не существует утвержденного бланка данной бумаги. Ее составляют в так называемой свободной форме. Однако за годы практики выработалась структура для должностной инструкции. Она содержит базовые разделы и дополнительные.

Основные разделы, которые должен включать документ, — это «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». В зависимости от масштабов организации и намерений руководства добавляют дополнительные разделы, например, «Условия работы», «Взаимосвязи» и др.

Раздел «Общие положения»

В нем указывают, к какой категории будет относиться работник, какие требования предъявляются к образованию, трудовому стажу, знаниям и навыкам

Важное значение имеют знания законов, касающихся сферы деятельности работника. Документовед должен уметь работать с сервисами по учету и хранению документации

В этом разделе также отмечают, у кого в подчинении будет находиться сотрудник, кто и как будет замещать его при отсутствии.

Таким образом, в этом пункте прописывают основные рабочие моменты, не касаясь конкретных трудовых функций. Им отводится следующий раздел.

Раздел «Должностные обязанности»

Здесь предельно точно расписывают по пунктам, какие задачи должен решать документовед. Перечень будет зависеть от величины компании, от того, есть ли в штате другие специалисты с аналогичной должностью. Документовед должен следить за надлежащим оформлением бумаг, их хранением, помогать работникам с упорядочением документации, работать над улучшением организации документооборота компании.

Важно! Чем конкретнее работодатель пропишет трудовые обязанности сотрудника, тем больше будет шансов, что не возникнут ситуации недопонимания сторон. Также важно, чтобы должностные обязанности соответствовали тем навыкам и знаниям, которые будут перечислены в первом пункте инструкции

Раздел «Права работника»

В этом пункте обозначают список прав работника. Обычно это самостоятельное принятие решений, право на требование и изучение определенной документации, на привлечение других работников к решению своей задачи (в некоторые случаях), на участие в решении каких-либо вопросов в компании, относящихся к своей сфере деятельности.

Раздел «Ответственность работника»

Здесь располагают информацию о видах ответственности, к которой может быть привлечен документовед за недобросовестное выполнение или невыполнение своих функций на рабочем месте. Подробно каждый пункт не расписывают, потому что наказание будет определено уже в ходе правовых разбирательств.

Чем отличается документовед от делопроизводителя?

Designed by prostooleh/Freepik

Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.

Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.

Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам. Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.

На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.

Профессиональные знания

Обязанности документоведа начинают с того, что специалист должен обладать определенным багажом знаний, необходимым для занятия служебной деятельностью.

В должностных инструкциях прописывается следующий стандартный набор:

• Нормативные, законодательные, правовые акты, распоряжения, приказы, иные постановления вышестоящих структур, касающиеся документационного обеспечения деятельности работодателя.
• Главные положения Единой госсистемы делопроизводства.
• Стандарты унифицированной структуры организационно-распорядительных документов.
• Методики планирования, проектирования и дальнейшего развития документационных систем.
• Техники проектирования, планирования, проведения документационного обеспечения при помощи вычислительной и компьютерной аппаратуры.
• Порядки оформления, классификаций, хранения, экспертизы рабочей документации.
• Порядок осуществления контроля над исполнением документации.
• Требования к обращению с различной документацией — входящей, внутренней, исходящей.
• Требования к документации планирования и отчетности по векторам деятельности структурных подразделений организации.
• Организация архивного дела.
• Нормативные документы и методические разработки по проектированию и использованию автоматизированных инфосистем управления.
• Основы документообразования.
• Основы программирования.
• Отечественный и иностранный опыт в сфере документационного обеспечения деятельности работодателя.

Перспективы работы документоведом

Designed by drobotdean/Freepik

Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.

У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.

Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.

Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).

Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.

Обязанности и должностная инструкция документоведа

Активное развитие предпринимательской деятельности и увеличение количества документов во всех сферах способствовало популяризации ряда профессий. Одной из них является документовед. Что входит в обязанности документоведа? Чем регламентируется его профессиональная деятельность? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кто такой документовед?

Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.

Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.

Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.

Где может работать документовед:

• в министерствах и ведомствах,
• в государственных и местных органах власти,
• в административных службах,
• в ведомственных архивах,
• в органах ведомственного управлении,
• в коммерческих структурах,
• в организациях, занимающихся разработкой информационных систем и др.

Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.

Требования к документоведу

Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:

• ответственность;
• внимательность;
• аккуратность;
• скрупулезность;
• усидчивость;
• грамотность;
• хорошая память;
• самоорганизованность;
• дисциплинированность;
• коммуникационные навыки.

Кроме того, документовед должен:

• иметь среднее или высшее образование по специальности «Документоведение» или смежным специальностям;
• уметь работать с ПК;
• знать архивное дело;
• знать порядок оформления, классификации и хранения документов;
• иметь опыт работы с документацией.

Общие положения

1.1. Документовед относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется .

1.2. На должность документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Документовед должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

— порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

— порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

— организацию архивного дела;

— нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

— основы программирования;

— методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование;

— отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

Какими нормативными актами регламентируется деятельность документоведа

Обязанности документоведа прежде всего регламентируются должностной инструкцией. Также требования к специалистам устанавливают иные нормативные документы:

Единый квалификационный справочник должностей (утв. постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787) ;

Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?

На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя — это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками. Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя. Главные его задачи:

• структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота; совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами; заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
• контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
• отправлять документацию на хранение в архив.

К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:

• иметь соответствующее образование — начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
• обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
• уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
• вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.

Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.

Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:

• аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
• способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
• способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
• хорошая память для запоминания большого объёма информации;
• высокое чувство ответственности;
• доброжелательность;
• коммуникабельность;
• грамотная чёткая речь;
• спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
• спокойное восприятие критики в свою сторону.

Преимущества профессии документоведа

Основным преимуществом профессии документоведа является ее «универсальность». Диплом специалиста по организации документооборота и обширный «багаж знаний», полученный в ВУЗе, позволяет профессионалу устроиться на работу практически в любую компанию или организацию, независимо от сферы деятельности предприятия. При этом он может рассчитывать на вполне приличный уровень оплаты (в среднем, около 30-40 тысяч рублей в месяц).

Привлекает в этой профессии и богатая должностная «вариативность». После окончания ВУЗа молодой специалист может с легкость устроиться на такие должности, как: делопроизводитель, архивист, администратор, секретарь-референт, офис-менеджер, персональный ассистент (помощник руководителя) и т.д.

Несмотря на кажущуюся монотонность и рутинность профессиональной деятельности документоведа, работа этого специалиста весьма интересна и разнообразна. Ведь именно этот специалист первым получает документы, а значит, он всегда владеет самой актуальной информацией о новшествах, внедряемых в компании (а ведь, как известно, кто владеет информацией, тот владеет миром). Мало того, достаточно часто документовед является единственным человеком (помимо высшего руководства, конечно), который посвящен во все деловые секреты предприятия.

При наличии предпринимательской жилки и достаточного опыта работы в области документационного обеспечения управления персоналом, документовед может организовать собственный бизнес (например, создать аудиторскую компанию), и предоставлять услуги частным образом.

Характеристика работ, задачи и должностные обязанности

2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документною информации на основании использования организационной и вычислительной техники: с учета, контроля исполнения, оперативного сохранения, справочной работы.

2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления.

2.3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях.

2.4. Готовит предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.6. Организует внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие системы документации, которая включает также документы на машинных носителях и классификаторы документной информации.

2.7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.8. Принимает участие в отборе документов, которые передаются на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе научной и практической ценности документов.

2.9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения автоматизированных информационных систем и систем управления, а также новых информационных технологий (в том числе безбумажных), которые базируются на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз банков данных.

2.10. Изучает и обобщает передовой отечественный и мировой опыт в сфере документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические материалы по документационного обеспечения.

2.11. Участвует в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

2.12. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.

2.13. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.

Я не есть моя работа

Итак, предположим, вы пишете статью (или выполняете какую-то иную работу) и предлагаете ее заказчику. Вы работали и день, и ночь, и еще день. А в перерывах вы размышляли над сутью проблемы, рылись в интернете и даже (только представьте!) в печатных изданиях. И вот наступил дедлайн. Нажата кнопка, письмо отправлено.

Но ответа нет. И день нет, и три нет. Вы пишете заказчику. И наконец, получаете короткую отписку: «Ваша работа не подходит». Что вы делаете? Скорей всего, первая мысль, которая приходит вам в голову: «Я плохой специалист».

Это не оно! Возможно, вы не идеальны. Но суть не в этом. У заказчика есть сотни других причин отказать вам: не тот стиль изложения, не та концепция или задание вообще утратило актуальность. Не каждый готов потратить свое время на то, чтобы все это вам объяснить.

Что делать?

Найти применение своей работе, если это возможно, и перестать клеймить себя. У всех есть куда развиваться. Но это вовсе не значит, что уже сейчас вы не представляете собой ценность.

Права

Какие права имеет документовед? Должностные обязанности мы рассмотрели ранее. Теперь подробнее остановимся на правах данной категории сотрудников.

1. Данный работник может вносить на рассмотрение руководителя следующие предложения:

• по модернизации деятельности работы, непосредственно связанной с должностными обязанностями;
• о премировании подчиненных, показавших высокий уровень квалификации при выполнении определенных заданий;
• о привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности тех сотрудников, которыми была нарушена трудовая дисциплина

• Документовед может запрашивать от различных структурных подразделений и иных работников компании (организации) любую информацию, которая ему потребуется для осуществления своих прямых функциональных обязанностей.
• Документовед имеет право работать с приказами, распоряжениями, инструкциями, в которых указаны его обязанности и права, а также критерии анализа качества выполнения им своих должностных обязанностей.
• Документовед может изучать проекты решений директора (руководителя) организации, связанные с его деятельностью.
• Документовед имеет право запрашивать у руководителя компании помощи, включая и обеспечение его техническими и организационными условиями и ресурсами для оформления определенных документов, то есть, прямого исполнения своих служебных обязанностей.

Особенности профессии документоведа

По своей организации профессия документоведа созвучна с обязанностями архивиста и секретаря. Как правило, данную должность вводят руководители тех предприятий, на которых имеет место особенно крупный документооборот.

Поток внутренних локальных актов, приказов, справок, инструкций требует сортировки и систематизации. Реестром документов занимается именно документовед.

Практическая необходимость ведения данной должности диктуется потребностями грамотного архивирования документов предприятия. Только систематизированный документооборот вносит упорядоченность и логику в администрирование.

В последнее время многие компании практикуют электронный документооборот. Это в некоторой степени упрощает трудовые обязанности документоведа

Однако и в этом случае он является чрезвычайно важной штатной единицей на предприятии

Должность документоведа актуальна для:

• административных служб;
• муниципальных органов власти;
• различных министерств;
• государственных и муниципальных ведомств;
• архивов.

Особые требования предъявляются к документоведу в коммерческой области. Иногда руководители крупных компаний берут с документоведа справку о неразглашении содержания обрабатываемых документов. Документовед, по сути, остается единственной штатной единицей, которая невольно посвящается во все бизнес-нюансы компании.

К документоведу предъявляются особые требования. Работа с документами требует усидчивости и аккуратности. Кроме того, на эту должность работодатель имеет право утвердить только человека со специальным образованием: Документоведение. Допускается утверждение в должности специалиста, владеющего какими-либо смежными профессиями.

Безусловным требованием является владение компьютером. Причем базового уровня «пользователь» будет недостаточно. Документовед должен в совершенстве владеть прикладными программами для обработки документов. В том числе знания Excel для него является обязательным. Документационное обеспечение управления требует также безупречной грамотности.

Базовые требования, предъявляемые к документоведу:

• знание архивного дела;
• знание классификации документов;
• знание правил оформления документов.

Важно также, чтобы человек, утвержденный в должности документоведа, имел хорошую память. Огромное количество информации придется держать в голове

С годами у опытных документоведов эта способность развивается до высокого уровня. Опытные сотрудники могут, не заглядывая в компьютер, назвать, в какой папке хранится тот или иной документ.

Документовед должен быть дисциплинированным и самоорганизованным. Часто через его руки проходят финансовые документы. Потеря или неправильное оформление любого из них может обернуться глобальными неприятностями для руководства.

Наконец, документовед должен быть коммуникабельным человеком. К нему стекаются справки и акты изо всех структурных подразделений предприятия. Часто своевременность их подачи зависит от готовности членов коллектива сотрудничать с человеком, утвержденным именно в этой должности.

Военные профессии и специальности

Примечание: Приведены как общие понятия так и Военно-учётные специальности (ВУС)

• Артиллерист
• Авиационный техник
• Баталер
• Борт-инженер
• Борт-механик
• Борт-радист
• Борт-стрелок
• Военный дознаватель
• Военный переводчик
• Военный консультант
• Военно-полевой хирург
• Военный полицейский
• Военный прокурор
• Военный судья
• Военный юрист
• Водолаз
• Воспитатель
• Гренадер
• Горнострелок
• Гранатомётчик
• Десантник
• Диверсант
• Заряжающий
• Интендант
• Зенитчик
• Кавалерист
• Канонир
• Каптенармус
• Командир
• Комендант
• Корректировщик
• Лётчик
• Механик-Водитель
• Маркитант
• Мотострелок
• Морской пехотинец
• Наводчик орудия
• Начальник военного оркестра
• Начальник гаупвахты
• Начальник службы
• Начальник склада
• Начальник штаба
• Огнемётчик
• Особист
• Оператор вооружения
• Оператор РЛС
• Пограничник
• Подводник
• Пулемётчик
• Разведчик
• Радист
• Радиотелефонист
• Ракетчик
• Сапёр
• Связист
• Секретчик
• Старшина
• Стрелок
• Снайпер
• Танкист
• Техник
• Топограф
• Тыловик
• Фельдшер
• Финансист
• Фортификатор
• Фуражир
• Химик
• Шифровальщик
• Штурман

Как производится прием корреспонденции?

Пожалуй, главное, с чем приходится сталкиваться делопроизводителю – принимать протоки входящей документации как от дочерних, так и от вышестоящих организаций, от рядовых граждан и других предприятий. Порядок приема писем имеет четкую последовательность действий, отступать от которой не рекомендуется:

1. Предварительная обработка документов. Служащий должен проверить, не повреждены ли входящие документы. Для этого все письма, кроме личных, подлежат вскрытию. Помимо целостности, уточняется правильность доставки. После этого на входящих бумагах проставляется особый регистрационный штамп и отмечается дата приема в канцелярию;
2. Сортировка бумаг по адресатам – т. е. по отдельным подразделениям компании, а также руководителям;
3. Предварительное рассмотрение – на этом этапе уже личные секретари руководителей отделов прочитывают входящие документы и принимают решение, какие из них стоит положить на стол руководителю (обычно это каждое пятое письмо). При необходимости делается выписка из других документов, если это необходимо для прояснения истории вопроса;
4. Начальник, рассмотрев документ, принимает по нему свое решение, указав его в виде резолюции;
5. Делопроизводитель должен тщательно блюсти соблюдение резолюций руководителей, не допуская срыва указанных в них сроков.

Творческие профессии

• Актёр
• Артист цирка
• Архитектор
• Балетмейстер
• Балерина
• Брейдер
• Вокалист
• Визажист
• Геймдизайнер
• Гитарист
• Гример
• Диджей
• Дизайнер
• Дирижёр
• Декоратор
• Журналист
• Звукорежиссёр
• Златокузнец
• Изобретатель
• Иллюстратор
• Имиджмейкер
• Инженер

• Композитор
• Кондитер
• Мастер маникюра
• Мастер педикюра
• Манекенщица
• Модель
• Модельер
• Музыкант
• Парикмахер
• Парфюмер
• Писатель
• Поэт
• Повар
• Программист
• Режиссёр
• Реставратор
• Скульптор
• Стилист
• Танцор
• Татуировщик
• Флорист
• Фотограф
• Фотомодель
• Хореограф
• Художник
• Ювелир
• Художник по свету

Профессии кинематографа

Основная статья: Профессии кинематографа

• Дизайнер рекламы
• Каскадёр
• Кинодраматург
• Киномеханик
• Кинооператор
• Кинорежиссер
• Оператор кино и телевидения
• Постановщик трюков
• Продюсер
• Сценарист
• Критик